「Microsoft 365移行ツール」選定のこつ 「移せたのはメールだけ」を避ける失敗しない「Microsoft 365」移行ガイド【前編】

「Microsoft 365」の機能はメールにとどまらず、多岐にわたる。Microsoft 365移行ツールを選定する際は、この事実を正しく認識することが不可欠だ。それはなぜなのか。何に注意すればよいのか。

2021年10月28日 05時00分 公開
[Reda ChouffaniTechTarget]

 Microsoftのサブスクリプション形式のオフィススイート「Microsoft 365」(Office 365)はメールにとどまらず、ファイル共有や予定管理といったさまざまな機能を備える。業務を支えるさまざまなシステムをまとめてクラウドサービスに移行できることから、Microsoft 365を導入する動きが活発化している。

 既存システムからMicrosoft 365への移行の際に有効なのが、移行ツールの活用だ。移行ツールの大半はメールをはじめ、データの保存や共有のシステムも対象としている。代表的な移行ツールには、BitTitanの「MigrationWiz」、SkyKickの「Migration Suite」、CodeTwoの「CodeTwo Office 365 Migration」などがある。企業はこれらを利用すれば、手間を省いてスムーズに各種システムをMicrosoft 365に移行できるようになる。

「メール以外」こそ要確認 移行ツール選びのチェックリスト

 企業が移行ツールを利用する最大のメリットは、1回のプロジェクトでメールやファイル、イントラネットのファイルなどのデータを全て移行できる点にある。だからこそ自社に最適な移行ツールを選定した上、しっかり手順を決めてプロジェクトを成功に導くことが重要だ。

 移行ツールを使ったメールシステムのMicrosoft 365移行のとき、企業が注意しなければならないのは、どの要素を移行できるかだ。移行ツールによっては、メール署名や自動返信設定、カレンダーなどを移行対象にしていない可能性がある。企業は「メール署名が消えた」といった移行後の問題発生を防ぐために、移行させたいと考えている要素が、移行ツールのカバー対象になっているかどうかをチェックする必要がある。

 下記は、移行ツールのカバー対象を確認する際のチェックリストだ。これを参考にして移行ツールの選定を進めていただきたい。

  • メール
  • メールのアーカイブや個人用フォルダ(PST形式)のファイル
  • メール署名と免責事項
  • メールの自動返信設定
  • 共有メールボックス
  • ファイル共有ツール「SharePoint」の予定表
  • 個人のアドレス帳
  • オンラインストレージ同期サービス「OneDrive」の個人ファイル
  • サーバやネットワークドライブのデータ
  • SharePointのドキュメントライブラリ
  • SharePointのファイルのメタデータ
  • ファイルのバージョン

 後編は、Microsoft 365移行の注意点を考える。

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