「Windowsの印刷」でエラーが起きたらどうする？ よくあるトラブルへの対処法：Windowsの印刷設定を解説【後編】

印刷トラブルは企業や従業員の生産性を低下させる。IT部門が印刷の待ち時間やエラーを素早く解決するための方法を、「Windows」の設定を例に説明する。

[Gary Olsen，TechTarget]

　ペーパーレスの動きが広がる中でも、依然として企業ではさまざまな文書が印刷されている。いざ印刷する際にエラーが発生したり、処理に時間がかかったりすることは珍しくない。そのためIT部門は、エラー発生時にスムーズにトラブルに対処して事態を解決する必要がある。本稿は印刷のトラブルシューティング手順について、MicrosoftのクライアントOS「Windows」を例に解説する。

Windowsで印刷ができないときの対処法は？

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　印刷ジョブでエラーが発生して印刷が実行されない場合、その理由は幾つかある。ユーザーがアプリケーションで「印刷」をクリックし、印刷ジョブを送信してもドキュメントが印刷されないときに直面する一般的な問題と、その問題をトラブルシューティングするための手順が幾つかある。印刷の問題を解決する際には印刷キューを開いておいて印刷ジョブを監視するのが有効だ。その後、次の手順を一通り実行する。

1. プリンタの電源が入っていることを確認する。基本的なことだが、最初にこれを確かめることが大切だ。
2. 「プリンタとスキャナー」ページを開き、プリンタのアイコンを確認する。「オフライン」になっていないこと、または他のエラーメッセージが表示されていないことを確認する。
3. プリンタの電源が入っている場合、次の手順に従う。
   • 印刷キューを開いて印刷ジョブを削除する。この操作によりエラーが表示される場合がある。
   • プリンタの電源を切り、再度オンにする。
   • 再度印刷を試す。
   • オフラインと表示される場合はトラブルシューティングツールを実行する。
   • 印刷キューをクリアし、プリンタの電源を切り、PCを再起動する。その後、プリンタの電源を再度オンにする。
4. スプーラーサービスが実行中であることを次の操作で確認する。
   • タスクバーを右クリックし、「タスクマネージャー」をクリックしてタスクマネージャーを開く。
   • 「サービス」タブをクリックする。「印刷スプーラー」が表示されるまでスクロールし、このサービスを右クリックする（図1）。
     • 実行中になっていない場合は、このサービスを開始する。
     • 実行中になっている場合は、「停止」をクリックする。15秒待ってから再開する。
5. それでもジョブの印刷が失敗し、既に何度も試行を繰り返している場合は、デバイスを削除して追加し直すか、プリンタドライバを更新することを検討する必要がある。

図1　印刷スプーラーが「実行中」と表示されアクティブになっているWindows 10のタスクマネージャー（画像は筆者が取得した英語版）《クリックで拡大》

　プリンタが「プリンタとスキャナー」ページに表示されない場合は、「プリンタまたはスキャナーを追加します」をクリックし、前述のようにプリンタをインストールする。

「Windows 10」の印刷管理のヒントとベストプラクティス

　トラブルシューティングではさまざまな問題に対処することになる。一般的なトラブルシューティングの流れは次の通りだ。

1. ネットワークにインストールされている全てのプリンタとプリンタドライバを表示するなど、管理者が一部の状態報告タスクに使用できる「印刷の管理」スナップインがある。管理者はクライアントOS「Windows 10」の検索バーに「printmanagement.msc」と入力することで「印刷の管理」メニューが開く（図2）。
2. プリンタがローカルネットワークに存在し、適切なIPアドレスが割り当てられていることを確認する。
3. プリンタが複数台ある場合は、場所を含む名前を付ける。例えば、単に「HPプリンタ」とするのではなく「HP Envy 7640営業所B室」のように名付ける。こうすることでユーザーが正しいプリンタを見つけやすくなり、サポートへの問い合わせやサポートチケットを作成せずに済むことがある。
4. 利便性のためにユーザー、部門、場所ごとに通常使うプリンタを指定する。
5. 構成変更後やトラブルシューティングのテストのために、印刷管理からテストページを印刷する。
6. ユーザーがアプリケーション内で印刷オプションを選択すると使用可能なプリンタが表示されるはずだ。表示されない場合はプリンタの構成が間違っている可能性があるため、前述のトラブルシューティング手順を確認する。
7. 「プリンタとスキャナー」の右ペインに表示されているWebのヘルプはいざという時に役立つ。

図2　全ての使用可能なプリンタとその状態が表示されたWindows 10の「印刷の管理」メニュー（画像は筆者が取得した英語版）《クリックで拡大》

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