Columnプロジェクト成功の鍵はコミュニケーションにあり

利害関係者に熱意がなかったり、問題提起しにくい雰囲気だったり――プロジェクト失敗の要因はコミュニケーションで除去できる。

[Gopal K. Kapur，TechTarget]

　「効果的にコミュニケーションを図ることが、プロジェクト管理を成功させるための重要なポイントとなる」というのは、特に秘密にされていることではない。プロジェクト管理を成功させるための基盤を形成するコミュニケーションのベストプラクティスとして、4つのポイントを紹介しよう。

関係者の関心を喚起する

　利害関係者に熱意がないために、必要条件が的確に定められず、その結果、プロジェクトが失敗に終わってしまうケースは少なくない。こうした利害関係者の関心を喚起するための方法として、成果が実証されている2段階の手法を紹介しよう。この手法では、利害関係者は皆、そのプロジェクト以外の業務で主要な責任を担っているものと想定する。

　まず、「スタッフが各自の主要業務から離れなければならない時間がどの程度になるか」「変更の度合い」「変更を吸収する能力」「変更のタイミング」という4つの項目について調べることで、新規プロジェクトがもたらすであろうストレスの度合いを測定する。次に、そのストレスを管理するための具体的な方策、タスク、リソースをプロジェクト計画に組み込む。これら2つの段階を経なければ、利害関係者による積極的な関与は見込めず、プロジェクトも失敗に終わることになるだろう。

共感と支援の姿勢を示す