「Microsoft 365」移行を失敗せずにやり切る方法失敗しない「Microsoft 365」移行ガイド【後編】

企業は「Microsoft 365」への移行を進める際、何に気を付ければよいのか。事前調査からツール選定まで、移行を成功させるためのポイントを紹介する。

2021年11月04日 05時00分 公開
[Reda ChouffaniTechTarget]

 メールやファイル共有、予定管理など、さまざまなシステムをまとめてクラウドサービスへ移行できる「Microsoft 365」(Office 365)。既存システムからMicrosoft 365への移行を支援する移行ツールの選定にフォーカスした前編「『Microsoft 365移行ツール』選定のこつ 『移せたのはメールだけ』を避ける」に続く後編となる本稿は、Microsoft 365への移行を成功させるためのヒントを探る。

失敗しない「Microsoft 365移行」の進め方

 企業はMicrosoft 365に移行するシステムを決め、移行ツールを選定した後、それぞれのバージョンを確認して互換性があるかどうかを確かめる必要がある。そのためには、ベンダーのWebサイトで製品情報を見るのが手っ取り早い。企業は価格やサポート体制も事前に確認しておけば、導入過程におけるトラブルを防げる。

 移行前にシステムを調査し、移行対象データに関する潜在的なリスクを洗い出すことも企業にとって重要になる。「受信トレイの容量が大き過ぎる」「ファイル名に無効な文字が使われている」といった、データ損失につながりかねない問題の発生を防ぐためだ。移行ツールの中には、問題を予測して自動的に解決する製品もある。

 Microsoft 365移行の期間は企業の規模によって異なる。中堅・中小企業なら、数週間で移行が完了する企業もある。大企業だと数カ月かかることが珍しくない。企業は自社の規模を踏まえてMicrosoft 365移行の期間を想定し、移行体制を整える必要がある。移行の進捗(しんちょく)状況を自動的に監視するツールを活用すれば、限られたIT人員でも移行を成功させやすくなる。

 システムをMicrosoft 365に移行するプロジェクトは、データを取り扱うポリシーの見直しやデータ整理のためにも良い機会になる。例えばメールがたまっている受信トレイをアーカイブしたり、5年以上使われていないファイルを削除したりすれば、スムーズな移行はもちろん、業務効率の向上にもつなげられる。

 Microsoft 365の移行ツールは、メールシステムのみの移行から、メール以外のシステム移行も支援するものに進化してきた。自動化機能を備えた製品も登場し、企業にとって選択肢が広がっている。Microsoftはメールサーバの「Exchange」とファイル共有の「SharePoint」をサーバソフトウェア版からクラウドサービス版に移行するための無料ツールを提供している。クラウドサービスへの移行は、企業にとってビジネスに影響する重要プロジェクトになるため、専門家によるサポートを含めた有料の移行ツールは有力な選択肢となる。

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