不要になったSaaSを継続利用して、余計なコストをかけないためにできることは幾つかある。その一つがカレンダーアプリケーションの活用だ。IT部門が管理をする際に役立つベストプラクティスを紹介する。
前編「退職者しか知らない“謎のSaaSサブスク契約”を生まない方法」は、SaaS（Software as a Service）のサブスクリプション（継続購入）契約の支払いに役立つベストプラクティス3つのうち、1つを紹介した。後編は、残る2つ「カレンダーアプリケーションを使う」「年1回契約の見直しをする」を紹介する。
スケジュール管理に、カレンダーアプリケーションを利用するビジネスパーソンやIT担当者がいる。カレンダーアプリケーションは、SaaSのサブスクリプション契約を効率良く管理するのにも役立つ可能性がある。
特に契約更新を検討するタイミングで、関係者にリマインドする際にカレンダーアプリケーションを活用することがお勧めだ。サブスクリプション契約を更新するかどうかを慎重に検討するには時間がかかる。契約更新作業のスケジュールをチーム共有のカレンダーアプリケーションに入れておけば、チームメンバーに注意喚起できる。チームメンバーをリマインダーの通知先に含めることで、契約更新に関わる作業をチームで実施する際に役立つ。
サブスクリプション契約の見直しは、年に1度実施することが望ましい。実施時期は、サブスクリプション契約の更新や支払期限が迫っているときを避けるとよい。サブスクリプション契約の見直しは完了までに数週間から数カ月かかる可能性があるためだ。見直しの際には、SaaSの利用状況や、契約しているSaaSにどのような利用価値があるのかを検証するとよい。IT部門は利用料金の支払い前にこれらの要素を確認し、SaaSから組織が得られる価値をはっきりさせよう。
詳細な見直しをしない場合、SaaSの安易な利用が増え、わずか数年のうちにコストが急激かつ不必要に増加しかねない。
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