無理に転向せず、共存の道をExcel離れができないユーザーのために

複雑な作業をもっとうまくやれるアプリケーションがあるのに、表計算ソフトから離れられない企業は多い。

[Jeff Kelly，TechTarget]

　スプレッドシートにはミスが付き物で扱いにくく、データが古くなっていることも多い。管理するのは難しく、修正には時間がかかる。計算式を1つでも誤れば、何時間分もの作業が台無しになりかねない。それでもビジネスユーザーは、表計算ソフトから離れられないらしい。

　米Ventana Researchの報告書によると、スプレッドシートの欠点はよく知られており、もっと優れた代替があるにもかかわらず、職場では多くがさまざまな報告や分析作業にスプレッドシートを使い続けている。ユーザーは単純にExcelなどの表計算ソフトに慣れ切ってしまい、乗り換える代わりに結果を受け入れる方を選んでいると、報告書は指摘する。

　調査対象となったスプレッドシートユーザー297人のうち半数が、スプレッドシートの間違いなどの問題に対処するため「かなりの」時間を費やしていると回答。それでも3分の2は、古くなったデータや不正確なスプレッドシートの修正が生産性に与える影響は最小限にすぎないと答えた。一見矛盾に思えるこの結果の原因は何なのか。

　「業務内容に日常の作業として『スプレッドシートのデバッグ』が組み込まれているからそう思うのかと、われわれは首をひねった。実際、スプレッドシートの欠点への対処を妨げている最大級の障壁は、ユーザーが仕事をする上で避けられないコストだと考えてこれを受け入れていることにあると思う」（報告書）

　スプレッドシートが適している作業もあることは否定しない。実際、報告書を執筆したVentanaの上級副社長兼調査責任者、ロバート・クーゲル氏によると、スプレッドシートはその場でデータを分析したり試作するのには最適だ。問題が起きるのは、コラボレーション環境に踏み込んだ場合だ。

　クーゲル氏によると、月末や四半期末決算といった会計処理や、複雑なビジネスインテリジェンス（BI）リポート・分析など、Excelがあまり得意としない作業にこの表計算ソフトを使っている企業が多いことが調査で分かった。報告書には特記されていないが、圧倒的に広く利用されているアプリケーションはExcelで、競合製品はすべて合わせてもごくわずかにすぎないとクーゲル氏は言う。

　「スプレッドシートの構造には欠陥がある。セルの記載内容の文脈が列とヘッダの組み合わせに示されているといったような、参照整合性を保つ手段がないからだ。列や行を挿入すると、特に複数のスプレッドシートを連携させている場合、参照整合性は破壊されてしまう」

　不幸なことに何年もの間、ユーザーはスプレッドシートとそのあらゆる欠点に耐えることを強いられてきた。単純に、この作業をもっとうまくやれる代替アプリケーションがほとんど存在しなかったためだが、それはもう過去の話だ。

　企業には今、スプレッドシートを捨ててリポートや分析作業用の専用ソフトウェアに乗り換えるという選択肢がある。クーゲル氏によると、こうしたアプリケーションには例えばCognosやHyperionといったメーカーが提供するBIツールや会計報告ソフトなどがあり、現在中堅・大企業向けに手ごろな価格で広く提供されている。SMBならそれほど経費が掛からない代替として、サービスとしてのソフトウェア（SaaS）に目を向けるといい。

　それでも表計算ソフトを手放せない、手放したくないという企業が多いことはクーゲル氏も認めている。会計報告などの重要プロセスでどうしてもExcelを使い続けたいという場合、最低でもスプレッドシート管理ソフトに投資して、ある程度コントロールできるようにしておいた方がいいとクーゲル氏。

　スプレッドシート管理ソフトは、ネットワーク上のPCに保存されたスプレッドシートを見つけ、それにアクセスしているユーザーを特定し、加えられた変更をすべて記録するなどの機能がある。こうしたソフトはCompassoft、Prodianceなどのメーカーが提供しており、不正な数式、リンクミスといったスプレッドシートの特定のエラーを見つけ出すことも可能だ。誤りを減らして一貫したデータをキープできるだけでなく、スプレッドシート管理ソフトはサーベンス・オクスリー法（SOX法）などの法令順守を助け、監査にかかる時間を減らすことも可能になる。

　「この種のソフトの最大級のメリットは、SOX法であれそれ以外であれ、監査手順を大幅に円滑化してくれることだ」とクーゲル氏は言い、「会社に問題は何もなく、スプレッドシートを継続的に管理して不正の発生を防いでいると（監査役に）確信を持ってもらう根拠になる」と指摘した。

　企業はスプレッドシートに対して二者択一で臨むのではなく、スプレッドシートと高度な報告分析ツールは、うまくやれば比較的調和を保って共存できることを理解してほしいとクーゲル氏は言い添えた。ただし、一部のユーザーはスプレッドシートから引き離そうとしても無駄だという。

　「スプレッドシートの利用に極めて熟達し、何年、何十年という経験を持つ人も非常に多い。そういう人を転向させることはできない」

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