リストやメモを作るのは卒業して、プロジェクト管理ツールを自在に使いこなそう。
プロジェクトの計画立案、スケジューリング、管理――。プロジェクトマネジャーは、MicrosoftのOffice Projectのようなプロジェクト管理ツールを使ってこれらのプロセスを進めるべきか。それとも、ExcelやWordで管理すれば十分か。プロジェクトマネジャーはプロジェクト管理ツールを使わなくても、スケジュール通りに予算内でプロジェクトを完了させることができるか。
われわれは仕事の中で、顧客からよくこうした質問を受ける。だが結局、これらは的外れな質問だ。プロジェクトマネジャーがプロジェクト管理専用のツールを使わない場合、それは彼らがしかるべき教育と訓練を受けていない証拠なのだ。
WordやExcelを使ってプロジェクト管理を行うと、間違いなくビジネス全体に悪影響がある。例えば、リソースの利用可能量やプロジェクトの状態、プロジェクトポートフォリオ全体の健全性が見えにくくなってしまう。プロジェクトの観点から見ると、プロジェクト管理ツールを使わないことによる大きな弊害は、きちんとしたスケジュールを持たず、個別のタスクを管理するだけになってしまうことだ。プロジェクトの規模が大きい場合や、リソースに制約がある場合、期限が厳しい場合、作業の依存関係が多い場合には、これではリスキーだ。
ツールは手軽に入手できるのに、なぜ使わないのだろう。プロジェクトマネジャーの中でも、プロジェクト管理の訓練を受けていない人々が、ツールを使わないケースが多い。ベストプラクティスに従う価値が分かっていないからだ。彼らはこんなことを言う。「計画を立てる時間がない」「スケジューリングツールは好きじゃない。日程の融通が利かないから」。こうしたマネジャーはスキルが低いか、あるいは自分たちのやり方を改善しようという意欲がなく、仕事を片付けたいだけなのだろう。こうしたプロジェクトマネジャーのほとんどは、WordかExcelでタスクリストを作ったり、それを手で書いたりして事足れりとしている。われわれは、こうした人々は「メモ係」「リスト係」であり、本当のプロジェクトマネジャーではないと考えている。
十分な訓練を積んだ経験豊富なプロジェクトマネジャーは、計画立案とスケジューリングのベストプラクティスを用いてプロジェクトを取り仕切る。この仕事は、専用のプロジェクト管理ツールを利用することで最も効果的に達成される。例えば、あるプロジェクト管理コンサルタントは、商談の過程でこうした手法での的確な計画を提案しても、相手の顧客に受け入れる態勢がないと判断した場合は、プロジェクト管理アプローチの見直しを促すため、あえて受注を断ったという。
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