中堅・中小企業「ITベンダー選びの鉄則」【第1回】
RFPの必要性と3つの作成ルール
あなたの企業はどのような基準でSIerや製品を選ぶだろうか。予算、経験など制約の多い中堅・中小企業がベンダー選定や関係作りで失敗しないためのルールを提示しよう。
皆さんの企業では、IT関連機器や、パッケージソフトウェア、SIベンダーなどを導入する際、どのように選定しているだろうか。また、それは何を基準にしているのか。選定方法に自信を持ち、なぜその製品やベンダーを選んだのかを明確に説明できる企業は、恐らく少ないだろう。また、導入した後で、その選定を後悔することも多いのではないだろうか。
多くの企業、特に中堅・中小企業のIT部門は人員が少なく、それぞれの担当者が多くの業務を掛け持ちしている中で、こうした選定作業は飛び込み作業的であり、なかなか十分な時間が割けないのが実情だろう。また、選定作業そのものの経験がなく、どう進めたらよいのかが分からなかったり、新しいシステムを短期間で稼働させなければならないために選定に時間をかけられなかったりするケースもある。しかし、そのような状況を問題視している企業も多い。
本連載では、中堅・中小企業が限られたIT予算で満足できるIT投資効果を得る上で不可欠となる、ITベンダーの選定や関係作りのノウハウ、ITコストの適正化のポイントなど、実践に向けた「ルール」を解説していく。第1回となる今回のテーマは、「RFP（Request For Proposal：提案依頼書）」だ。
要件定義と選定がプロジェクト成否の決め手に
IT導入プロジェクトの成否の判断の軸はいろいろあるが、最も基本的なQCD（Quality：品質、Cost：費用／予算、Delivery：納期／開発期間）の3つの軸で見てみると、それぞれ満足できたプロジェクトは中・小規模開発でも3分の1以下しかない（JUAS日本情報システム・ユーザー協会「企業IT動向調査2010」による）。その原因としては、不十分な要件定義、不十分なベンダー選定や管理が挙げられている。
要件定義はRFPの中核的な位置付けになるが、この要件定義が自社でできている場合とできていない場合とでプロジェクトの成功に大きな違いが出てしまうこともJUASの調査では明らかで、十分なベンダー選定ができているかどうかでも結果に大きな違いがある（図1）。図には開発期間についてのみ示しているが、費用や品質でも同様の明らかな違いが見られる。
図1 ユーザー企業の取り組みと開発期間（100人月未満のプロジェクト）（出典：JUAS「企業IT動向調査2010」のデータを基にITRが作成）
この結果を見ると、RFPの作成やベンダー選定が必要である理由は明らかといえる。景気が停滞する中、効果が明確でないIT投資が許されないだけではなく、実行した投資は成功させなければならない。現場からは、経営のITに対する理解の不足を嘆く声が聞かれるが、近い将来、株主からIT投資に対する責任を問われることも考えられる。そのときに、なぜそのベンダーに発注したのか、その費用が妥当なのか、IT部門としての責任を果たしたかということも明確に説明できなければならない。たとえ株主から問われることがなくても、IT部門としての説明責任を忘れてはいけないだろう。
図2に、RFPを作成してベンダーなどの選定を行う機会にはどのようなものがあるかを簡単に示した。最も多いのは、新規のIT導入時のハードウェアやパッケージ、また導入作業の委託先となるSIベンダーの選定。次に多いのが、導入されたシステムの保守や運用業務の委託先となる。自社で運用する場合もあるが、導入を担当したSIベンダーにそのまま運用を委託することも多いと思われる。一方で、運用コストを抑制するために、中国などの海外のオフショアベンダーに委託するケースも増えている。
図2 ベンダーなどの選定の機会（出典：ITR）
次に、ベンダー選定作業の大まかな流れを図3に示す。図にあるように、一般的にはRFPの前に「RFI（Request For Information）」という情報提供依頼書を作成し、候補となりそうなベンダーに送付する。RFIの目的は、候補ベンダーを探すだけではなく、世の中の製品がどのような機能を持っているかといった技術動向を知る上でも役立つ。ただ、時間的な余裕がない場合や、RFPを送付するベンダー候補がすぐに数社挙がっているような場合には省略してもいいだろう。
RFIの作成には2、3週間、RFPの作成には1カ月以上かかるのが一般的なため、選定期間も含めると相当早めに着手することが求められる。従って、意識して時間を確保しなければ、「時間切れ」によってRFPなしのベンダー決定となりかねず、要注意である。
図3 ベンダー選定作業の流れの一例（出典：ITR）
では、RFPの内容はどのようなものだろうか？ 図4にその目次の例を示した。RFPの構成については、さまざまな書籍も出版されているので参考にするとよいだろう。図4中にある「5. ご提案書に盛り込んで頂きたい内容」の部分には、ベンダーとその提案内容を比較評価しやすくするために、比較項目を漏れなく書き入れておくことが望ましい。また、それらを記入したMicrosoft ExcelシートをRFPに添付し、回答を入力して提出してもらうと比較作業が楽になる。
図4 RFPの目次例（出典：ITR）《クリックで拡大》
RFP作成で押さえておきたい重要ポイント
上記を踏まえて、ここではRFPを作成する上で特に重要と考えられるポイントを3点紹介しよう。
RFP作成の重要ポイント1：要件を自ら明確にする
前述の通り、自社で要件を明示できない企業はプロジェクト失敗の確率が高くなる。ベンダー企業に要件定義書を作成してもらうこと自体に問題はないが、その検証が十分に行えない企業が多く、危険だと筆者は考える。ベンダー企業に作成を委託するとユーザー企業側に主体性がなくなり、検証作業も漏れがないかどうかといったものに終始することが多いからだ。ユーザー部門が必要という機能が本当に必要なのかどうかを検証することも求められる。発注者であるユーザー企業は、最小限必要な機能が何であるのかを明確にしなければならない。
RFP作成の重要ポイント2：PM候補の実績を確認する
小規模なシステムであれば問題が少ないかもしれないが、ある程度の規模になるとPM（Project Manager）の資質と能力がプロジェクトの成否を分ける。日本ではSEを長年経験した人がPMになることが多いが、PMとSEでは求められるものが大きく異なる。PMはコミュニケーション能力をフルに発揮して、上下、左右の人を動かす必要がある。また、大きな問題につながるかすかな兆候に早期に気付き、早めに対策を立てることも必要だ。RFPでは職務経歴や経験年数ではなく、PMとしての「実績」や「評価」を確認するようにしよう。
RFP作成の重要ポイント3：契約条項を確認する
ユーザー企業とベンダー間で締結される契約では、発注者側が不利な契約になっている場合が多い。ベンダー企業側には契約の専門家がいて、絶対に自社に不利にならないようなひな型をベースに契約書を作成する。それに対してユーザー企業側は、社内に法務部門があっても、ITに関する知識が少ないことも少なくない。さらにIT部門でも、契約書の内容が不利かどうかを判断できるほどの知識があるかどうかという懸念もある。
ベンダー側は経済産業省が公開している「モデル取引・契約書」（※）を基に説明をすることがあるが、それも公平とはいえない場合がある。契約締結の際にもめたり、システムが納品されてから後悔しても遅い。まずはモデル取引・契約書を読んで、各条項に対する自社の考えを明確にしておくことが必要といえる。
※ユーザー企業がシステム開発などをITベンダーに委託する際の契約書のひな型。契約段階でのユーザー、ベンダーそれぞれの役割や責任分担を明確化している。
今回は「RFPの必要性と作成時のポイント」を紹介したが、RFPはユーザー企業がベンダー企業に対して優位に立てる唯一の場といっても過言ではない。特定のベンダー企業との付き合いが長かった企業が、RFPを発行した途端、提供価格が40％も下がったという実例もある。RFPはユーザー企業にとって非常に大きな意味を持つことを再認識していただければと思う。
次回は「ベンダー選定の進め方とポイント」を解説する予定だ。
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