煩わしい文書管理業務の負担を削減
複合機で読み取った文書を自動登録 クラウド文書管理「Smart Workstream」
富士ゼロックスは2018年11月13日、クラウド文書管理サービス「Smart Workstream」の提供を開始した。文書を電子化し管理する他、複合機との連携などにより作業効率の向上を支援する。
富士ゼロックスが2018年11月13日に提供を開始した「Smart Workstream」は、文書を電子化して業務プロセス単位で管理するクラウド形式の文書管理サービスだ。同社製の複合機と連携し、取り込みなどの処理を自動化できる。クラウドサービスなので社内外問わず利用できるだけでなく、導入や運用の負荷を抑えられる。
複合機との連携でさらなる効率化
Smart Workstreamを複合機と連携させた場合の操作手順はこうだ。システム管理者は事前に、ファイルの分割やファイル形式の変換などの処理を組み合わせた、一連の処理ルールを設定。一般ユーザーは複合機を使って文書を読み取る際、設定済みの処理ルールの中から適切なものを選択する。複合機は読み取った文書ファイルに対して、選択された処理ルールに従った処理を自動で施し、Smart Workstreamに送信する。
Webブラウザからファイルやユーザーなどの管理設定を実行できるようにするなど、システムを運用しやすくする工夫を凝らした。文書処理業務における手順を「テンプレート」として定型化。あらかじめサンプルテンプレートを準備し、システムの利用開始までにかかる時間の短縮を図った。
セキュリティ、コスト対策も万全
セキュリティ対策に役立つ機能も備える。ファイルにはアクセス権を設定でき、閲覧や更新など、操作ごとに許可するかどうかを設定することが可能だ。オプションのタイムスタンプ機能は、文書改ざんの予防に役立つ。
Smart Workstreamは、業務で発生する文書を電子化して、業務ごとに管理することで、業務プロセスを可視化する。企業内の情報整理だけでなく、既存業務の見直しによる業務効率の向上も支援する。
料金は全て税別で、基本サービス(20ユーザー、データ保管容量1TB)が月額8万円。データ保管容量は100GB単位、ユーザー数は10ユーザー単位で追加できる。複合機からスキャンした文書の自動処理ができる有償オプション「データエントリーオプション」が月額2万円で利用可能だ。
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