“脱Excel”か“活Excel”か「取りあえずExcelでワークフローをまとめてみよう」の“わな”に陥るとき

新規事業の立ち上げ時、チームのワークフローを取りあえずExcelでまとめるのは自然な流れでしょう。しかし、そのExcel帳票をチームの業務に合わせて改善し使い続けることには、潜在的なリスクがあります。

[村山 聡，著]

このコラムについて

　ほとんどの企業が使っている表計算ソフト「Microsoft Excel」（以下、Excel）。便利なツールですが、本来の目的を超えて“使いこなし過ぎる”ことが、かえって業務効率を低下させてしまったり、業務の属人化につながってしまったりする場面があるのではないでしょうか。

　このコラムでは、日常業務でよく見掛けるExcelの活用例を紹介しながら「こんな場面は脱Excelを考えた方がよい」「こういうExcelの活用法はお薦め」といった知見を紹介していきます。

• “脱Excel”か“活Excel”か（連載インデックス）

個別ワークフローはなぜ生まれるのか

　企業は事業を継続し、さらに発展させていくために、新しい製品やサービスを提供し時代の変化に対応していかなければなりません。そうした製品やサービス、それに付随する機能を円滑に提供するために、企業は業務の流れ、つまりワークフローを整備・構築する必要があります。

　例えば既存製品の販売を終了し、その代替となる製品を販売するような場合は、既存のワークフローの変更で済みます。しかし、これまでと異なる機能の製品を販売したり、試験的に新たなサービスの提供を開始したりする場合は、既存のワークフローでは対処できないことがあるため、新たなワークフローを検討しなければなりません。

　中小企業においてもワークフローシステムを導入している企業は決して少なくないと思います。そうした中小企業が新しいワークフローを整備・構築する場合、

• フローが完全に固まっていない
• 利用頻度が想定できない
• 継続して使用するか分からない

などの理由で、情報システム部門に依頼しても、ワークフローシステムを使用させてもらえないことが少なからず起こり得ます。

　このような状況においては、Excelの帳票を使用してフローを整備することは、それほど悪い選択肢ではありません。往々にして開始当初は、ワークフローに関わるのは、その製品／サービスの企画や開発に携わってきた部門、関係者に限定されるため、ワークフローも単純なものになることが多いからです。関係者の間である程度ルールを決めておけば、例外事項が発生しても関係者間でコミュニケーションすることで、迅速な個別対応が可能です。また、都度こうした個別対応の内容をルール化し、ワークフローに反映していけば、次第に洗練されたワークフローになっていきます。

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ワークフローがExcelの“わな”に陥るとき