“脱Excel”か“活Excel”か脱Excelすべき理由を「コスト削減」と考えていると見落とす、大事な価値とは

一般的に、ITツール導入に期待する効果は「コスト削減」「付加価値」「新技術への追随」でしょう。しかし、脱Excelを目的に何らかのシステム導入を検討しようとする際には、別のアプローチが必要かもしれません。

[村山 聡，著]

このコラムについて

　ほとんどの企業が使っている表計算ソフト「Microsoft Excel」（以下、Excel）。便利なツールですが、本来の目的を超えて“使いこなし過ぎる”ことが、かえって業務効率を低下させてしまったり、業務の属人化につながってしまったりする場面があるのではないでしょうか。

　このコラムでは、日常業務でよく見掛けるExcelの活用例を紹介しながら「こんな場面は脱Excelを考えた方がよい」「こういうExcelの活用法はお薦め」といった知見を紹介していきます。

• “脱Excel”か“活Excel”か（連載インデックス）

システムを導入する理由とは

　“脱Excel”、つまり「Microsoft Excel」から他のシステムへの移行を検討する場合、検討する理由として「企業内に点在する各種Excelファイルをできるだけ一元管理したい」というニーズが考えられます。「Microsoft Word」（以下、Word）や「Microsoft PowerPoint」（以下、PowerPoint）では、脱Wordや脱PowerPointといったニーズを耳にすることはそれほど多くない印象です。Excelについてのみ脱Excelというニーズが存在するのは、それだけExcelが企業内において利用頻度が高く、ビジネスでも重要なポイントで多く使われているからといえるでしょう。とはいうものの単に一元管理したいという理由だけで、Excelを代替するシステムを導入することはできるでしょうか。クラウドサービスの急速な普及によりシステム導入コストは低下していますが、それでもコストが発生することに変わりはありません。一元管理したいという理由だけでは、そのコストをかける必要性があると経営陣に説得するには理由としては弱いと言わざるを得ません。

　一般的にシステムの導入理由として、以下のような目的の達成が挙げられます。

• トータルコストの削減
• ビジネスへの付加価値付与
• 新技術への追随

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