“脱Excel”か“活Excel”か増え続けるレポート業務を「Excel」「Access」「セルフサービスBI」で効率化する方法

レポート作成業務を担当すると、いつの間にか毎月の業務が増えている――「あれも調べて」という突発的な依頼に効率よく対応するには、「Microsoft Excel」の利用だけでは限界があります。

[村山 聡，著]

このコラムについて

　ほとんどの企業が使っている表計算ソフト「Microsoft Excel」（以下、Excel）。便利なツールですが、本来の目的を超えて“使いこなし過ぎる”ことが、かえって業務効率を低下させてしまったり、業務の属人化につながってしまったりする場面があるのではないでしょうか。

　このコラムでは、日常業務でよく見掛けるExcelの活用例を紹介しながら「こんな場面は脱Excelを考えた方がよい」「こういうExcelの活用法はお薦め」といった知見を紹介していきます。

• “脱Excel”か“活Excel”か（連載インデックス）

分析レポートは、なぜ増え続けるのか

　分析レポート作成業務を始めた当初は、数種類の表とグラフを作成するだけだったにもかかわらず、月日がたつにつれて、毎回、大量の表とグラフを作成することになっていた――という経験がある人は少なくないのではないでしょうか。もちろん、作成した分析レポートが有効に使われていれば、作成する苦労も報われます。しかし、せっかく作った分析レポートが、ほとんど使われないことも少なくありません。そもそも、どうして分析レポートは増加してしまうのでしょうか。

1．時間経過により必然的に増加する

　ビジネスにおいては次のような、区切りとなる期間単位が存在します。

• 年度
• 半期
• 四半期
• 月
• 週
• 日

　さらには長期的な経営戦略を検討する際には、3年や5年といった期間を設定することがあります。これらの期間単位ごとにビジネス活動の結果を確認し、次の期間の活動方針を決定することで、企業は活動しています。分析レポートはこうした活動に密接に関わるもので、これらの期間単位で集計することを求められます。分析レポート作成を開始した当初はデータ量は少なく、短い期間単位の分析レポートのみの作成で済むのですが、時がたつにつれてデータが蓄積されていくと、レポート化可能な期間単位が増えていくため、分析レポート作成業務もそれに応じて増えてしまうというわけです。

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2．突発的な問題を分析するために増加する