Google Appsには単体機能としてワークフローは実装されていない。しかし、特に国内では作り込んだワークフローをグループウェア上で構築している企業は多いだろう。代表的なワークフロー拡張製品を紹介する。
前回「クラウド移行の不安を解決するGoogle Apps拡張セキュリティ製品」で紹介したセキュリティ製品と並び、Google Appsの拡張製品として日本企業で需要が多いのが、ワークフロー製品だ。
「Google Appsにはワークフローが無い」と認識されることが多い。確かにメールやカレンダーのような独立したメニューとしては、Google Appsの中にワークフローは存在しない。しかし、第1回「Google Apps for Businessのコストと機能、そして気になるセキュリティ」で紹介したGoogle Apps Scriptを駆使することで、同等の機能は実現できるとGoogleは提案している。
動画で紹介されているようなサンプルであれば、確かにワークフローを作成することは可能だ。恐らくこれがグローバルスタンダードなワークフローの考え方なのだと思うが、日本では十分ではないと考える企業が多いだろう。稟議や承認の流れをあらかじめ複雑に決めている日本企業は多く、申請内容によってその流れが分岐したり、1つ前の人に確認のために差し戻したりする場合もある。また、人事異動によって役職が増減したり、組織が組み替えられたりと変更も多い。一方で、稟議とは異なる回覧や意見集約のような「書類を回す」ワークフローは、既定の経路というよりは案件によって回覧する人を入れ替えたり、部署全員回覧のように複数人で同時に回覧するような使い方も行われている。こういったきめ細かい所作をGoogle Apps Scriptで実装するのは、なかなか骨の折れる作業だろう。
せっかく Googleドキュメントで共同編集可能な文書を気軽に作成できても、ワークフローで必要な人たちにピンポイントに届けて確認・追記してもらう仕組みを用意できなければ、せっかくの協働作業環境を生かしづらいというのが実情ではないだろうか。Google Appsの導入に当たって、このような悩みに直面している方々に代表的なワークフロー拡張製品を紹介する。
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