株式会社レンタルのニッケン（以下、ニッケン）は、1967年の創業以来、建設機械レンタルの分野でトップクラスのシェアを維持し続ける、業界のリーディングカンパニーの1社である。同社は早くからITの導入・活用に積極的に取り組んできた企業でもある。1976年の伝票発行システム構築に始まり、80年代にはIBM製のオフコンを大々的に導入し、日本全国に散らばる拠点を結ぶ分散オンラインシステムを構築した。さらに1992年には、このオフコンの機能を応用した社内メールシステムの運用にも乗り出している。
当然グループウェアに関しても、同社はかなり早い時期から利用を始めており、1999年には「IBM Lotus Notes/Domino」（以下、Notes）をベースにしたグループウェアシステムを構築している。このシステムは、Notesに電子稟議活用を含む大幅なカスタマイズを施し、同社の業務ニーズに沿った機能を大々的に作り込んだものだった。
しかし2008年ごろから、このシステムの運用にほころびが見え始めた。同社 管理本部の渋谷健太氏は、当時抱えていた事情について次のように述べる。
「あまりに多くの機能を盛り込みすぎたため、2008年ごろには1つのNotesデータベースの中に保管される文書数が100万件を超えてしまい、インデックスの管理機能が追い付かなくなってしまった」
その結果2008年には、メールシステムが突然ダウンしてしまったり、文書の検索に膨大な時間がかかってしまったりと、システムの不安定ぶりが顕著になってきた。もちろん、システムを改修して問題を解決する試みは何度も行われたが、大々的にカスタマイズを行ったことがネックとなり、根本的な解決は困難な状況だった。同社 管理本部 情報システム部 アプリケーションシステムチーム 秀丸太郎氏は、そのあたりの事情を次のように説明する。
「Notesアドレスが日本語表示に対応していなかったので、サードパーティー製の漢字アドレス帳を導入していたため、Notesで何か問題が発生してもIBMのサポートを受けられない状態だった。もちろん、Notes本体のバージョンアップもままならない。Notes自体は優れた製品だったし、カスタマイズ開発を担当したベンダーも一生懸命サポートしてくれたが、もう限界だと判断した」
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Notesリプレース時、情報システム部長を担当していた渋谷氏
