クラウド勤怠管理システムを導入するなら、人事・給与システムと連携させるのが自然だ。連携時には企業ごとの勤怠管理業務ルールの違いに注意する必要がある。自社に合った仕様を正しく見極めるヒントを紹介する。
クラウド勤怠管理システムを活用する上で、連携の必要なシステムが幾つかある。代表的なのは、集計済みの勤怠データを渡して給与計算をする「給与システム」や、働く人の名前や所属といった人事データを管理する「人事システム」などだ。本稿はこの代表的な2つのシステムとクラウド勤怠管理システムを連携させる際に、つまずきがちなポイントについて考察する。新たにクラウド勤怠管理システムとの連携が進むシステムなど、近年の技術動向と今後の可能性も紹介する。
クラウドかどうかにかかわらず、勤怠管理システムの重要なアウトプットは、給与計算のための勤怠データだ。これを基に従業員の勤務実績を正しく収集し、ルールに基づいて集計することが、勤怠管理システムの基本的な役割となる。勤怠データを働き方改革の推進や、コンプライアンス強化のためのリアルタイム管理に活用する動きも広がっているが、基本的な役割は変わらない。
企業は勤怠管理システムで集計した勤怠データに基づいて、給与システムで給与支払額を確定し、給与を計算する。このため「勤怠管理システム」とうたっているクラウドサービスであれば、間違いなく勤怠データによる給与システムとの連携機能を持っていると考えていいだろう。
勤怠データによる連携については、クラウド勤怠管理システム導入を検討する打ち合わせの際に「決まったタイミングで給与システムへ勤怠データを自動的に渡す自動連携機能は必要か」と、検討中の企業から質問を受けることがある。より便利にシステムを使いたいと考えるならば気になって当然ではあるが、実際に勤怠管理システムと給与システムを自動連携させている事例はあまり多くない。例えば110社20万人以上が利用しているクラウド勤怠管理システム「バイバイ タイムカード」の場合、給与システムと自動連携させている事例は、原稿執筆時点では2社にとどまる。
自動連携がされない理由は、主に3つあると筆者は考えている。
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