中堅・中小企業のための「データ見える化」術【第3回】中小企業にも有用なエンタープライズ検索で「分散データを見える化」する
グループウェアとファイルサーバ。どちらも文書共有手段として活用されるものだ。だが、データアクセスの使い分けの結果、必要なデータが両者に散らばってしまった。分散データを見える化する方法はあるのか。
本連載では中堅・中小企業が手間やコストをなるべく掛けず、安全にデータを共有するためにはどのような製品・ソリューションを導入するとよいかという観点から、「データの見える化」について解説している。第2回「Windows 7も活用 クライアントPCに埋もれた『データの見える化』」ではクライアントPC内のデータについて取り上げた。続く第3回（今回）と第4回は、それぞれサーバおよびストレージに格納されたデータの見える化について取り上げる。まず、第3回と第4回のテーマの違いについて簡単に説明しておこう。
「サーバ内のデータ」といった場合、サーバ筺体に搭載されたHDD内のデータであれば確かにサーバ内だが、サーバに接続されたディスク筺体内に格納されたデータは「ストレージ内のデータ」と見なすこともできる。これでは混乱が生じてしまうので、本連載ではそれぞれ以下のように定義して区別することにする（あくまで本連載における説明のための定義である）。
- サーバ内のデータ：サーバ上で稼働する業務アプリケーションを通じてユーザーがアクセスするデータ
- ストレージ内のデータ：OSのみの機能でユーザーがネットワークを介してアクセスすることができるデータ
「サーバ内のデータ」の代表例は、グループウェアの掲示板やファイルライブラリに格納されたデータである。「ストレージ内のデータ」はファイルサーバやNAS（Network Attached Storage）などに格納されたデータが該当する。従って今回は、「業務アプリケーションを通じてユーザーがアクセスするデータ」の見える化が対象となる。
類似データのサーバとストレージへの分散が最大の問題
以下の説明では、多くの読者がイメージしやすいグループウェアを例に取ろう。グループウェアは、掲示板、フォーラム、ファイルライブラリといったデータ共有に有効なさまざまなアプリケーションを備えている。それらの多くはファイル添付機能を備え、Microsoft Officeなどで作成された文書を張り付けられる。簡単な版管理機能を備えているものもあるので、文書共有の手段として活用されることも少なくない。グループウェアでは管理者による権限設定が比較的厳格であり、エンドユーザーが勝手にサブフォルダを作成できないようになっていることも多い。
また、ファイルサーバやNASも文書共有の手段としてはごく一般的だ。ただしグループウェアとは違い、ネットワークを介して共有されたフォルダ内にエンドユーザーが自由にサブフォルダを作っているという場面をよく見かける。
グループウェアに格納されたデータはブラウザからもアクセスが可能なため、社外での参照が多い場合には便利だ。一方、ファイルサーバやNAS内のデータは権限設定が緩いことが多く、社内クライアントPCからのコピーや移動も手軽だが、社外からのアクセスは通常は難しい。そのように考えると、「社外から参照する可能性のあるデータはグループウェア、それ以外はファイルサーバやNASに格納」という使い分けが出てくる。
しかし、この使い分けによって、さまざまなデータが冒頭に述べたサーバとストレージに分散することになる。結果的に、何かデータを探そうとしたときはサーバとストレージの両方を探さなければならなくなる。その手間を不快に思うユーザーが、一方から他方へデータを複製するかもしれない。同じデータが2カ所に格納されると、どちらが最新版、あるいは正規のものなのかを確認するために中身を開いて確認するという手間がさらに生じる恐れもある。
グループウェアとファイルサーバ／NASにデータが分散した状況こうしたデータの分散を解消するための手段が「エンタープライズサーチ（エンタープライズ検索）」だ。エンタープライズサーチとは、複数のデータ保存場所に対し、まとめて横断的に検索を行うことができる仕組みを指す。社内に分散したデータ自体はそのままの状態で、あたかもそれらが1カ所にまとまっているかのような形で検索を実行できる。上記に述べた課題を解決するには最適の手法といえるだろう。エンタープライズサーチというと、従来は大企業が文書管理やナレッジマネジメントのために導入するものととらえられがちだった。だが現在は、中堅・中小企業が比較的手軽に導入できる製品も登場しており、活用の機会はかなり増えている。
ここで注意が必要なのは、エンタープライズサーチとグループウェアの全文検索機能とは別物であるということ。グループウェアが備える全文検索機能はグループウェアに格納された文書の中身を検索できるものであって、ファイルサーバやNASなどグループウェア以外のデータまでは対象としていない。また、全文検索機能を担うサーバが1台のみに限定されているケースもあり、多くのユーザーが頻繁に検索を行うようになった際に処理能力が足りなくなるといった拡張性の問題もある。複数のデータ保存場所を確実かつ効率的に検索するためには、専用の仕組みを用いる方が確実といえるだろう。
エンタープライズサーチでデータ分散状態からの「見える化」を実現以下に中堅・中小企業でも導入が可能なエンタープライズサーチ製品の代表例を挙げる。
| 提供ベンダー | 製品 | 製品イメージ | 備考 |
|---|---|---|---|
| サイバーソリューションズ | CyberFinder |  《クリックで拡大》 |
社内で運用する形態でありながら初期費用負担がなく月額で利用可能なレンタル版が用意されている |
| 住友電工情報システム | QuickSolution |  《クリックで拡大》 |
サーバハードウェアも含めてアプライアンスとしてパッケージングした「QuickSolution Lite」も用意されている |
| マイクロソフト | Microsoft Search Server 2008 |  《クリックで拡大》 |
無償で利用が可能な「Microsoft Search Server 2008 Express」も用意されている（機能は有償版とほぼ同等だが、複数台サーバでの運用によるスケールアップができない） |
いずれの製品も無償版、レンタル版そしてアプライアンス版といった形で、初期導入負担軽減に配慮したエディションを用意している。こうした製品ラインアップ面の充実も、中堅・中小企業におけるエンタープライズサーチの活用を後押しするだろう。
エンタープライズサーチ導入時のポイント
このように中堅・中小企業ユーザーにも手が届く製品が登場し、社内に分散してしまったデータを探す（「見える化）する）ために有効なエンタープライズサーチであるが、製品選定、導入の際には幾つか注意事項がある。以下で順に見ていく。
1. アクセス権限の連携
グループウェアにしても、ファイルサーバやNASにしても、何らかの形でアクセス権限を設定し、特定のユーザーだけがデータを参照できる状態にすることはセキュリティの基本だ。そのポリシーは、エンタープライズサーチによって横断的な検索が可能になった場合にも維持する必要がある。グループウェアからはアクセスできなかったデータが、エンタープライズサーチでは検索できてしまうといったことが起きるためだ。そのため、エンタープライズサーチはグループウェアやファイルサーバ／NASの権限設定と連携する機能を備えている必要がある。自社の権限設定ポリシーをきちんと維持できるかどうかを事前に確認しておこう。
2. サポートしている検索対象
エンタープライズサーチは、どんな業務アプリケーションも検索対象にできるわけではない。1に挙げたようにエンタープライズサーチは検索対象となるシステムの権限設定と連携する必要がある。そのため、グループウェアであっても「Microsoft Exchange Serverには対応しているがLotus Notes/Dominoには対応していない」というように、個別の製品で対応状況が異なってくる。自社で利用している業務アプリケーションを洗い出し、それらをカバーしているエンタープライズサーチ製品を選ぶようにしよう。
3. サポートしている文書形式
検索対象と並んで重要なのが文書形式だ。Microsoft Office文書やPDFといった主要な文書はどのエンタープライズサーチ製品でも対応しているので心配ないが、CADデータや画像データ（画像データに埋め込まれたメタデータを対象とする検索）といったものになると、各製品の得手不得手が分かれてくる。これも自社の現状とニーズを把握した上で、各製品の対応状況と照らし合わせて比較検討することが重要だ。
4. 辞書定義の柔軟性
自社独自の用語も検索結果に正しくヒットさせるようにしたいといったニーズは、社内文書を対象とした検索処理では重要なポイントだ。主要なエンタープライズサーチ製品はいずれも独自の辞書を追加できるようになっている。ただし、検索処理のアルゴリズムにはさまざまなものがあり、それぞれ一長一短がある。試用版があれば試験導入し、辞書を追加した上で多様な文書を実際に検索してみるとよいだろう。
5. 処理能力の拡張性
業態が特殊でない限り、中堅・中小企業において社内文書が大企業並みに膨大になってしまうことは少ない。各エンタープライズサーチ製品も処理量に応じたグレードアップの手段を用意しているので、導入段階で将来的なデータ量の増加をそれほど綿密に検証する必要はないだろう。ただし、「データ量はそれほど多くないが検索頻度が非常に高い」という状態は起こり得る。その場合は、ユーザーからの検索リクエストを受け付けるサーバの台数を増やすといった対処が必要になる。製品がそうした拡張性を十分に備えているかどうかを事前にチェックしておくことが必要だ。
最後に、補足事項としてセキュリティについて若干述べておきたい。エンタープライズサーチによって、ユーザーが社内のさまざまなデータにWebブラウザで手軽にアクセスできるようになる。サーバ内のデータへのアクセス頻度が上がり、情報共有が進むという点では無論好ましい状況だが、それだけセキュリティにも一層の配慮が必要になる。社内からのみのアクセスだからといって安心はできない。ユーザーが社外のサイトにアクセスした際にマルウェアに感染し、そのマルウェアが社内のサーバに攻撃を仕掛けるということもあり得る。昨今はGumblarで見られたように正規のサイトがこうしたWeb感染型マルウェア配布に利用されるケースもあるため、「社外に公開していなければ安全、不正なサイトにアクセスしなければ安全」とは言い切れない状況になってきている。検索対象となるサーバに対しては、安価なWAF（Web Applicatoin Firewall）などの不正アクセス対策を施しておくことも「見える化」の促進と併せて検討しておきたい。
名称の中に「エンタープライズ」という単語があるせいか、エンタープライズサーチは長らく大企業のためのソリューションという認識が強かった。だが、現在中堅・中小企業が直面している「サーバとストレージの間でデータが拡散し、見える化が阻害される」といった課題の解決には非常に適している。中堅・中小企業が手軽に導入できる製品も増えてきた。利用したいデータが「グループウェアか、ファイルサーバか、どちらか忘れてしまった」という場面が多いユーザー企業においては、エンタープライズサーチの活用を検討する価値があるだろう。
＜筆者紹介＞
岩上由高
ノークリサーチ シニアアナリスト
ソフトウェアベンダー数社でソフトウェア製品の企画、設計、開発、コンサルティング、トレーニングなどに携わった後、ノークリサーチに入社。シニアアナリストとしてITのさまざまな領域の調査・分析に従事し、その成果を記事執筆やコンサルティング活動を通じて積極的に発信している。
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