Excelファイルの個人所有が「見える化」を阻害する：中堅・中小企業のための「データ見える化」術【第1回】

新たなIT投資が難しい状況下では「手元のデータをいかに有効活用するか」が重要。だが、社内に散在するデータを活用に結び付けるのは容易でない。「見える化」によるデータ活用・保全を両立する具体策はあるのか。

[岩上由高，ノークリサーチ]

　昨今、中堅・中小企業においても「見える化」というキーワードが注目を集めている。以下のグラフは年商5億～500億円の中堅・中小企業に対し、「会計管理／販売管理／人事・給与／生産管理などといった基幹系業務システムを変更する際の事由」について尋ねた結果である。

基幹系業務システムを変更する際の事由（n＝2011、複数回答可）

　業務効率改善、コスト削減、業績向上などといった経営的な観点が上位を占めているが、それに続いて多いのが「見える化の促進」だ。企業活動に欠かせない基幹系業務システムを変更する際にも、「見える化」が深くかかわっているのである。

　しかし、ここでの「見える化」とは、大企業でいわれているものとは少し異なっている。大企業においては「DWH（Data WareHouse）やBI（Business Intelligence）などを駆使し、経営判断に必要となる情報を迅速に集積・分析する」といった意味で用いられることが多い。いわば「経営の見える化」である。一方、中堅・中小企業が必要としている「見える化」は、社員がむしろ日々こなしている業務に大きくかかわるものだ。

　Microsoft Office Excel（以下、Excel）を例に取って考えてみよう。中堅・中小企業では営業マンやマーケティング担当が個別にExcel上でデータを作成、活用していることも少なくない。営業マンが自ら担当する案件の進ちょくや実績を管理するために、Excelシートにデータを小まめに入力しているケース、マーケティング担当が営業マンから個別に聞き出した商談獲得状況をExcel上に入力し、販促活動の実施タイミングを計るケースなどが挙げられる。いずれも社内で共有することができれば、自社の業績にもっと貢献できるデータであることは明らかである。

　こうした形で社員が個別に保持するExcelデータは、見つけ出すことが難しい。仮に見つけ出せたとしても、データの書式がさまざまであるため、共有するにはデータの加工作業が必要となってしまう。これは「隠れたExcelレガシー問題」ということができる。一般に「Excelレガシー」というと、Excelファイルがマクロなどを駆使することによって1つのシステムに相当する機能を持ってしまい、それをメンテナンスできなくなる状態を指す。しかし、「保存された価値あるデータを共有するためには個々のExcelファイルを丹念に見ていくしかない」という点では、上記の例もExcelレガシー問題と類似している。

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