見積もり

　顧客から引き合いがあった場合に見積書を作成する機能である。顧客の情報を入力したり、見積書を帳票出力したり、見積もりの基準となる情報を一元的に管理することができる。

　なお、SFA（営業支援）機能が含まれるERPの場合は、見積もり情報と商談情報などを連携して管理することも可能である。

受注

　受注に関するさまざまな情報を管理する。サービスの提供では関係ないが、倉庫などに保管された在庫からモノを出して売るケースでは、在庫がどれくらいあるのか、納期はいつになるのかなどをリアルタイムで確認する必要があり、在庫管理や生産管理など他機能と連携することで対応する。

　また、顧客の与信管理も重要な機能の1つで、受注時に与信チェックを行うことができる。例えば顧客ごとに限度額を設定しておき、受注データ登録時に限度額を超過した場合は警告メッセージを表示するなどの設定が行える（受注だけでなく出荷のタイミングなど企業の与信ルールにのっとって与信管理を行う）。他にも、値引きや無償提供など複雑なパターンに対応する機能が用意されている。

出荷

　受注情報を基に倉庫などに対して出荷依頼を行い、製品を取り出し出荷処理を行う。これらは在庫管理と連携して行う。必要に応じて購買管理と連携して商品を仕入れて出荷することもある。出荷ミスなどを防ぐためにさまざまなチェック機能を搭載した製品もある。

売り上げ

　適切なタイミングで売り上げを計上する機能である。製品やサービスなどの違いによって、「出荷基準」や「検収基準」など売り上げを計上するタイミングは異なるため、それぞれの計上基準にのっとって、適切に売り上げを計上する必要がある。ERPでは、あらかじめケースごとにさまざまな基準を設定しておくことで、適切なタイミングでの売り上げを自動で計上する機能が備わっている。

請求

　受注情報などと連携して請求情報を作成し、顧客に対して請求書を発行する機能である。分割請求や月次単位でまとめて請求を行うなど請求するパターンもさまざまあり、代表的な請求処理については機能を備えている製品が多い。独自の請求処理を行う場合は、ERPベンダーに対応が可能か確認する必要がある。

　その後、財務会計機能に含まれることが多い入金処理につながる。入金が確認されると該当の顧客の与信情報に即時反映される製品もある。その他に、売り上げデータを商品別や顧客別、担当別など複数の角度から分析する機能などが販売管理機能に含まれる。

　なお販売管理は顧客（得意先）に一番近く、顧客ごとに販売形態や請求方法を切り替えることは多い。また自社の競争力に直接かかわる分野でもあるため、経営戦略の観点からこれまでにない新しい販売施策を実行することも当然あり得る。そのため自社の業務にマッチし、変化にすぐに対応できるようなシステムを構築することが必要である。

ERPにおける販売、購買機能

ERPにおける購買管理

　購買管理業務の流れをシンプルに表すと、「購買依頼」→「見積もり依頼」→「発注」→「入荷・検収」→「請求書の照合」（→「支払い」）となる。モノを発注して納品されると、入荷情報が在庫管理へ、在庫勘定や費用勘定、債務勘定などの会計伝票は適切なタイミングで財務会計へ、さらに管理会計へと一連の情報が連携されることは販売管理と同様である。それでは購買管理の機能も業務の流れに沿って紹介しよう。

購買依頼・見積もり依頼

　購買部門に発注を依頼する処理を行う。何をどれくらい、いつまでになどの情報を登録する。その内容を受けて購買部門は取引先（仕入先）へ見積もりを依頼する。

発注

　仕入先に発注するための処理で、発注書を出力するなどの機能が含まれる。集中購買や生産管理と連携して資材所要量計画（MRP）による発注を行える製品もある。その他に入手した見積書の文書管理や、正式に発注する際に利用する注文書の出力などを行う。

入荷・検収

　仕入先から発注した品が入荷されると、検収を行い、問題がなければ入庫の処理を行う。検収書の帳票を出力する機能などもある。

請求書の照合

　仕入先から送付された請求書と、発注情報および入荷情報とを突き合わせて、支払い情報を登録する。支払い情報は仕入先ごとにあらかじめ設定している支払い条件に基づいて作成される。その後、出金処理（通常財務会計に含まれることが多い機能）へと情報が連携されていく。

　この他にも、外注管理や、購買施策の立案のために購買データをいろいろな角度から分析する機能などが購買管理機能に含まれる。

業界固有の業務プロセス

　ここまで販売管理と購買管理の一般的な業務プロセスに基づいて紹介してきた。販売管理と購買管理の分野の業務プロセスは、前述の通り企業ごとに独自性を出すこともあるが、同一業界業種内においては似通った業務プロセスになることも多い。日本独自の業界商慣習も見られる。

　ERPパッケージのベストプラクティスを取り込みたい（この内容は「読めば分かる！　ERPの基本」を参照）と考えてERP導入を行う企業の場合は、導入のタイミングで業務プロセスを大幅に見直すことがある。しかし業務プロセスの見直しは、自社だけではなく取引先にも影響が及ぶことが多く、容易ではない。結果的に多くの例外処理が残ってしまうことが少なくない。

　そのため業務プロセスの継続を優先し、ERPパッケージのカスタマイズで対応することもしばしば見られる。このような状況を受けて、多くのERPベンダーでは業界に特化したテンプレートや業界特化型ERP製品を提供している。業界固有の業務プロセスをERPで実現したい場合は、このような製品を活用した上で、自社の独自性を組み込んだ販売管理・購買管理の仕組みを構築すると、ERPの効果がより一層発揮されるのではないだろうか。

内部統制対策にERPを活用

　最後に内部統制についても簡単に触れておこう。内部統制の対応というと財務会計の分野の話だと考える方も多いようだが、販売管理や購買管理についても関係する話である。業務プロセスの手順や権限をルール化し、不正な取引が行いにくい仕組みを構築する必要がある。ERP製品は内部統制が考慮されて設計されていることが多いため、内部統制対策としてERPをうまく活用する企業は多い。