社内SNSはメールゼロの世界に対応できるか？

　「従業員だけに適用するのであれば、メールゼロ化のポリシーは実行可能だろう」と指摘するのは米Forrester Researchの主任アナリスト、ヘンリー・デューイング氏だ。

　「極端なアイデアに思えるかもしれないが、この案には一理ある。最近はどうでもいい内容のメールがあまりに多い。メールが役立つ場面は今でもあるが、使われ過ぎなツールであることは間違いない」と同氏は言う。

　確かに社内SNSの使用を拡大している企業は多い。だがそうした企業も社内メールの使用を禁じているわけではない。オーストラリアの大手法律事務所Minter EllisonのCIO、ピーター・ベスターフェルト氏によると、同社はナレッジマネジメントとメッセージングのために2000人の従業員のおよそ半数に米Cisco Systemsのエンタープライズコラボレーションプラットフォーム「Quad」を導入したという。同製品の展開はまだ初期の段階にあるが、同氏は今後Quadユーザーの比率が増えていくものと予想している。

　Minter Ellisonの従業員は文書管理の他、顧客や調査に関する情報のやりとりにQuadを使用している。だが世界各地にスタッフが分散している同社では、メールもまだ活用されている。「持続的な会話が不要な場面であれば、メールは至急性のないメッセージングツールとして有用なコミュニケーション手段になる」とベスターフェルト氏。

　「コラボレーションの点では、どちらも重要なプラットフォームだ。メールは1対1のコミュニケーションツールとなるが、Quadでは情報や専門知識をグループ分けしたコミュニティーが提供される。おかげで従業員はFacebookのような環境で適切な専門家の投稿をフォローしたり、その場ですぐにそうした相手とコミュニケーションをとったりできる」とさらに同氏は語っている。

優勢なのはソーシャルメディア

　米調査会社Nemertes Researchの副社長兼サービスディレクター、アーウィン・ラザー氏によると、社内メールを禁止している企業はあるとしてもごくわずかだが、今日、従業員同士のコラボレーションの改善に向けて企業向けのソーシャルソフトウェアツールに投資している米国企業は多いという。企業は従業員のコラボレーションとコミュニケーションをできるだけメール以外の手段に移行させたいと考えているのだ。

　「問題はメールがワークフローには適していないということだ。やりとりの内容を記録したり追跡したりするという点では、特に不便だ。企業はFacebookのようなプラットフォームを見て、『なぜ自分たちもこの方法でコミュニケーションを図れないのか』と疑問に思い始めている。企業はとにかく人々をメール以外の方法に移行させるための理由を探しているのだろう」とラザー氏は言う。

　「メールからソーシャルメディアプラットフォームへの移行は自然な流れであり、既にその流れは明白だ」と同氏は続け、社内では多くの従業員のやりとりで既にIMがメールに取って代わっていると指摘している。「企業が完全にメールを廃止することにはならないだろうが、ソーシャルメディアの追加によって今後メールの役割はますます薄れていくだろう」と同氏。