「そのIT製品って買う必要あるか？」のきつい質問に答える“3つの要点”：IT予算確保のための「5つのステップ」【中編】

企業のIT部門の責任者を悩ませるのが予算確保だ。経営層に予算の打診をし、スムーズな協議に持ち込むために重視すべきポイントとは何か。

[Bev White, Sam Wilson，TechTarget]

　IT予算の確保が悩みの種だと考えるIT部門の責任者は、どのような対策を取ればよいのか。ITコンサルティング企業Nash Squaredは、年次報告書「Nash Squared Digital Leadership Report 2022」を2022年に公開。最高情報責任者（CIO）や最高技術責任者（CTO）、最高デジタル責任者（CDO）といった責任者が、社内でIT向けの予算を確保するために取り組むべき「5つの事項」をまとめた。同報告書は2022年7月～10月に、82カ国1785人のIT分野の責任者を対象に実施した調査を基にしている。

　前編は、取締役会への関わりについて説明した。本稿は、コミュニケーションを軸に3つのポイントを紹介する。

2．誰でも理解できる言葉で話す

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　取締役に対して、どんな言葉を使って、何を根拠に説明するかは大切なポイントだ。導入を希望するIT製品やサービスの説明をする場合に、専門用語を駆使すれば、分かるはずの説明も分からなくなってしまう。導入を希望する技術やサービスはどのようなものか、導入することでどのようなメリットを得られるのかを具体的に伝える必要がある。例えば、

• スタッフの生産性向上
• 顧客体験の強化
• 売り上げの増加

といったメリットを挙げて、誰もが理解できるように分かりやすく話すことを心掛けよう。人は理解できないものの必要性を感じにくい。取締役に理解してもらえなければ、支援を受けられなくなる可能性がある。

3．費用対効果を明確にする

　先行きが不透明な経済状況が続く中で、企業はあらゆる投資に費用対効果の説明を求める。費用対効果を説明する際は、ビジネス用語を使うことで聞く側が理解できるようにすることが大切だ。費用対効果に関するデータを所有していない場合は、他社の調査や指標を使用することもできる。費用対効果の測定方法を示し、それによって得た成果を提示することも一つの手だ。

4．製品やサービスの新規導入と使用を促す

　社内で既に予算が付いた事例の費用対効果を示すことで、新たな分野への投資を求める際の説明を、説得力のあるものにすることが可能だ。その場合に事例として挙げるのは、業務で適切に活用されている製品やサービスであることが前提となる。

　新規に導入した製品やサービスを社内で活発に使ってもらうための工夫も大切だ。例えば、IT製品やサービスを使って成果を挙げた従業員や部署を表彰すること。ゲームの仕組みをゲーム以外の活動に応用する「ゲーミフィケーション」も一つの手だ。部署間で健全な競争を生み出し、従業員に適切な行動を促すことが、新たなIT製品やサービスの有効活用につながる可能性がある。

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　後編は、実際に経営層にIT予算の話をする際に着目すべきポイントを探る。

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