Microsoft製品のライセンス管理法【後編】
ライセンス管理欠如がもたらす“正規ユーザーによる不正使用”に注意
Microsoftのライセンスモデルは複雑で、正しく運用するためには細心の注意が必要だ。不注意による不正利用を避けるため、企業はどのような点に注意し、何を管理すればよいだろうか。
Microsoftのソフトウェアライセンスの複雑さから目を背ける組織は多い。しかし、手続きや予算を作成する際にこの複雑さを考慮しておけば、より効果的にアプリケーションを管理できるだけでなく、規約違反の問題も避けることができる。
前編「Microsoftが勧めるボリュームディスカウントに要注意」では、ライセンシングにおける「要請」「ボリュームライセンス」「予算策定」について説明したが、後編では「調達」「運用」「ユーザーと資産の管理」について見ていく。
調達
往々にして、Microsoftのボリュームライセンスプログラムに真っ先に取り組むのは、調達および契約管理の担当者であり、彼らの知識に裏付けられた情報は有用だ。調達担当者は、各種ボリュームライセンスオプションの相対的なメリットと、各オプションの資金面またはIT面での効果について、業務部門およびIT管理部門に明確に説明できるだろう。
場合によっては、割高に見えるライセンスオプションを選ぶこともある。例えば、あるプログラムでは、全従業員と機器をカバーできる大量のライセンスを一括購入することで高い割引率が適用されるが、別のプログラムでは、特定の機器またはユーザーの分のみライセンスを購入でき、トータルで考えると後者の方が安くなる。
変更管理でも調達は重要な役割を果たす可能性がある。業務部門は、MicrosoftのEnterprise Agreement（EA：エンタープライズアグリーメント）の全社規模のライセンスや補正発注（True-Up）プロセスなど、特定の調達手続きには慣れていても、会社がEAの全てまたは一部をやめた場合に、必要な分だけを購入できる従量制のSelect Plusライセンス契約がどの程度有効かは理解できていないかもしれない（EAについては「Windows 8の発表を急いだMicrosoftの焦りの正体」も参照）。
業務部門は、調達担当者のサポートによって、プログラム間の違いを理解し、Select Plusが使えるように社内プロセスを調整し、この変更による資金面でのメリットを数量化できる。EAへまたはEAから切り替えることで、ソフトウェアライセンス費用を数千ドルも節約できることを説明すれば、業務部門はさらに積極的に必要な変更を行う気になるだろう。
また、調達担当者はMicrosoftとのEAの交渉に直接関与してもいいだろう。組織の購買履歴、競合ベンダーのオプション、組織のボリュームライセンスの方針とITの方針の適合性について調達担当者が持つ知識は、有利な契約を引き出す上で決定的な役割を果たし得る。
運用
Microsoftは、ライセンスのエンフォースメント機能やメータリング機能を組み込んでいないため、ソフトウェアのインストールや管理を行う場合に、ライセンス不足や規約違反の可能性について警告が製品から返されることはない。同社は業務に使用するソフトウェアのライセンス認証プロセスを用意しているが、誰もが認めるソフトウェアの不正使用を防ぐことが最大の目的で、正規のソフトウェアを購入している顧客の不注意による過剰使用については考慮されていない。
その結果、運用スタッフは気の遠くなるような作業をすることになる。ソフトウェアをサーバにインストールして構成し、物理サーバまたは仮想サーバに割り当てて、データセンター内で効率よく負荷が分散されるようにする。
少なくとも、このような作業をするスタッフは、関係のあるライセンス規約と実際に管理するMicrosoft製品について理解している必要がある。特に、データセンターのスタッフがデスクトップおよびサーバソフトウェアのプロビジョニングと管理を担当することになる仮想化テクノロジーを運用する場合は、この点を軽視できない。適用されるMicrosoftソフトウェアの使用上の制限を運用スタッフが認識していないと、金銭的にも大きなリスクを組織が負うことになり得る。
ユーザー
ユーザーはライセンスの規約順守プロセスのファクターとして見落とされがちだが、仕方ないだろう。ユーザーには他にやるべき、生産性の高い仕事がある。また、ユーザーは通常、インストールメディアにアクセスできないため、他の多くの従業員に比べて規約違反のリスクは低い。
それでも、ユーザーがMicrosoftのライセンス規約に違反することはあり得る。インターネットカフェから会社のリソースに接続するなどの一般的なリモートアクセスシナリオが、最近変更された“ローミング”アクセスについての規約に技術的に違反する可能性がある。
Excelスプレッドシート、Accessデータベース、Visio図面など、SharePointに保存されている特定のデータへのアクセスに適用されるライセンス上の制限に、うっかり抵触してしまうのを防ぐのは難しい。
ソフトウェアライセンス関連のリスクを評価していれば、重要な情報を明確にエンドユーザーに伝えられ、ユーザーが規約違反を犯す可能性を最小限に抑えるシステムを設計できるだろう。
資産管理
ライセンスにSA（ソフトウェアアシュアランス）が追加されているか否か、どのユーザーに（サーバとの通信に必要な）クライアントアクセスライセンスが割り当てられているか、プロセッサライセンスを利用しているサーバはどれかなど、Microsoftライセンスの属性は確認しづらいものが多い。アップグレードまたはダウンロードが許諾される製品もあれば、特別な権利が付与されるキャンペーンを通じて購入されている製品もある。また、一部のMicrosoft製品で提供される2台目のPCでの使用権を利用してソフトウェアがインストールされていることもあるだろう。例えば、デスクトップPCで使用するWindows XPインスタンスのライセンスの場合、少なくとも17通りの取得方法がある（Windows 7の場合については、「複雑なWindowsライセンス管理──究極は「管理しない」こと？」を参照）。
資産の履歴が資産管理のある段階で抜けていれば、その時点で特定のライセンスがどのように処理されたかを追跡し直すことはできないかもしれない。
資産管理は、何か1つ情報が欠ければ必然的に他に影響する。IT部門にソフトウェアの申請が提出された時点（このとき、優れた資産管理プログラムは、調達担当者に未使用ライセンスを利用できる可能性を警告する）から、ユーザーまたはITスタッフによってソフトウェアの運用が終了される時点（ライセンスが未使用ライセンスに戻される時点）までを対象とすることが、資産管理のベストプラクティスだ。
Microsoft製品のライセンスの仕組みと製品ごとに異なる権利の内容を理解することは、資産管理を成功させ、ライセンシングをビジネスプロセスに組み込む上で必須である。
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Microsoft製品のライセンス管理法
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