請求書や領収書などのやりとりで紙と電子データが混在していると、「これは電子取引に該当するのか否か」の判断に迷う可能性がある。実務で混乱しがちなケースを基に、判断基準の目安を解説する。
紙でやりとりしていた見積書や請求書などを、今後は「電子取引」の保存要件に沿ってデータで保管する運用ルールに変えるとなると、過去の慣例から手順を勘違いしたり見落としたりすることも当然起こり得る。実務で見落としやすいケースを中心に、電子取引データの具体的な保存方法を考えてみよう。
以下のケースは国税庁の「電子帳簿保存法一問一答」には明示されていないが、よくあるケースだ。電子帳簿保存法の内容に基づいて整理した。
これまでは紙の請求書が郵便で届くのに時間がかかっていたので、先にメールでPDF形式の請求書を送ってもらうようにした。
上記のケースは電子取引に該当する。改正前は郵送で届いた紙の請求書を保管するルールだったが、改正後はデータが正となる。そのためデータで受け取った請求書のPDFファイルをサーバなどに保存することが必要だ。印章による押印は必須でないため、省略するか電子署名などで代替することができる。
オンラインショップで文房具などの備品を購入した後、オンラインショップのWebサイトからPDF形式の領収書をダウンロードした。
上記のケースも電子取引に該当する。ダウンロードしたPDFファイルをサーバなどに保存し、検索可能な状態にすることが必要だ。印刷やファイリングをする必要はない。
FAX（ファクシミリ）で届いた請求書を、複合機のスキャン機能でデータ変換して保存した。
最初に生成されたものが書面であるため、上記のケースは電子取引に該当しない。この場合はスキャナー保存要件の「見読性」を満たした状態でPDF形式などのデータに変換し、サーバやストレージなどのフォルダに適切に分類する必要がある。
クラウドサービスから請求書や領収書をダウンロードした。
最初から請求書や領収書が電子データとして生成されたため、上記のケースは電子取引に該当する。ケース1と同様に解釈できる。
「電子取引に該当するかどうか」の判断基準をまとめよう。
典型的な電子取引データの保存方法は以下の通りだ。
これまで紙でやりとりしていた書面が電子取引の保存要件に該当し、管理方法を見直す必要が生じる可能性は十分にある。書面保管を前提としたワークフローで運用していた企業は、このような業務が社内にどれだけあるのかを棚卸しして、宥恕（ゆうじょ）措置の終了までに備えてほしい。
次回は、電子取引データの保存要件を満たすシステム要件を整理し、どのように社内ルールを見直す必要があるかを解説する。
本連載は、会計とIT領域の豊富な経験を持つ公認会計士が、2022年1月施行の改正電子帳簿保存法の要点を解説する。「電子取引のデータ保存義務付け」など実務に影響する大きな改正を踏まえて、書面ベースの経理業務からペーパーレスを効率的に進める方法や、必要となる中堅・中小企業向けシステム選定と運用のポイントを紹介する。
公認会計士、公認情報システム監査人（CISA）。監査法人にて会計監査や連結会計業務支援、ITコンサルティング会社にてITを活用した業務改革支援に従事し2007年に独立。「経営に貢献するITとは？」というテーマをそのキャリアの中で一貫して追求し、公認会計士としての専門的知識と会計、IT領域の豊富な経験を生かした支援業務に従事。ベンチャー企業の社外役員としても多くの関与実績があり、コーポレートガバナンスの知識・経験も豊富。著書に『１冊でわかる！経理のテレワーク』（中央経済社）『ITエンジニアとして生き残るための会計の知識』（日経BP）など。
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