複合機はIT機器？ SMBの賢いOA活用デジタル複合機の導入だけではペーパーレス化にならない理由

コスト削減のためのペーパーレス化が叫ばれるようになって久しい。だがデジタル複合機を導入してペーパーレス化を徹底できた企業は少ないだろう。「複合機を導入すれば無駄な紙が減る」わけではないのだ。

[岩上由高，ノークリサーチ]

　ペーパーレス化によるコスト削減や業務効率改善は、経済不況に直面しているユーザー企業にとって重要な課題の1つである。デジタル複合機はペーパーレス化を実現するためには必須のツールであるが、運用方法を間違えると、コスト増加や業務効率の低下を招きかねない。そこで、本稿ではデジタル複合機を活用した効果的なペーパーレス化を実現するためのポイントについて解説していく。

　まず、デジタル複合機とは何かをおさらいしておこう。デジタル複合機とは「文書をデジタル処理し、ネットワーク機能を備えることで、プリンタ、コピー機、FAX、スキャナの機能を1台で提供可能な機器」を指す。これまで複数の機器に分かれていた役割や機能を集約することで、さまざまなメリットが生まれてくる。導入の目的と期待される効果を整理すると以下のようになる。

デジタル複合機導入の主な目的

1. デジタル文書と紙文書の間の無駄な変換処理をなくす

　無駄な処理の例

• デジタル文書をいったんプリンタで印刷し、印刷された紙文書をFAXする
• FAXを紙文書で受け取り、それをスキャンしてデジタル文書にする

2. 紙文書のデジタル化を促進する

　デジタル化の例

• スキャンした資料やFAXで受信したデジタル文書はサーバの共有フォルダへ転送し、紙面印刷は必要最小限に抑える

3. 複数機器を統合することで電気代などの運用コストを削減する

4. 紙文書を扱う場所を集約することでセキュリティを強化する

　上記のポイントは、文書の形態をデジタルデータに統一して各種のITアプリケーションで扱いやすくする「ソフト面の集約」（1と2）と、物理的な機器をまとめる「ハード面の集約」（3と4）の2種類に分けることができる。不要な紙文書を減らすという意味でのペーパーレス化は「ソフト面での集約」によって得られる部分が多い。だが、紙文書がまったく不要になるわけではないので、「物理面での集約」も考慮して、紙文書の活用に必要なコストを減らすことも同時に考えるのが重要である。

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