2023年08月29日 07時00分 公開
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Web会議で“絶対に発言しない沈黙マン”を生まない「昔ながらの知恵」はこれだWeb会議でしくじらない3つのポイント【後編】

Web会議で活発な議論を促すには、どのような点に気を付ければよいのか。Web会議でも、実は対面会議でのノウハウが同じように通用する。Web会議を“沈黙の場”にしない秘策とは。

[David MaldowTechTarget]

 新型コロナウイルス感染症(COVID-19)のパンデミック(世界的大流行)以降、オフィスワークとテレワークを組み合わせた働き方である「ハイブリッドワーク」は珍しくなくなった。テレワークに不可欠なWeb会議は、今後も廃れず、定番の会議形式として定着すると考えられる。

 可能な限りWeb会議をスムーズに進めるには、どのような点に気を付ければよいのか。対面会議でのノウハウはWeb会議でも活用できるのか。Web会議を生産的にするポイント3つのうち、2つ目と3つ目を紹介する。

ポイント2.「座学」にしない

 対面会議でのベストプラクティスは、Web会議にも当てはまる。全ての会議には議題があるべきだ。的を射ない上司の長話を聞くために、Web会議に参加したいと考える部下はいない。たとえ経営幹部が自身のアイデアを伝えたい思いが強いとしても、参加者全員が積極的に議論に参加できる議題が必要だ。

 退屈な会議は、参加者に大きな不満を抱かせることになる。参加者が会議に積極的に参加できれば、退屈することはないはずだ。参加者が会議を「座学の時間」のように感じるなら、会議運営の何かが間違っている。会議に集中していない参加者は、その場にいる必要はない。全員が議論に参加していれば、誰の時間も無駄にならず、生産的な会議になる。

ポイント3.「無駄」をなくす

 不必要な会議で人々の時間を無駄にするのは得策ではない。メールで済む連絡であれば、あえて会議を開催する必要はない。会議にチーム全員を招待する必要はなく、本当に必要な担当者のみ参加させるべきだ。各会議にリーダーを任命し、一般的な議論やとりとめのない議論にならないよう、具体的な議題を設定し、進行する必要がある。


 時々は技術的なトラブルが起こるとしても、ほとんどのWeb会議は問題なく進行する。Web会議の最大の問題は、対面会議で常に経験してきたものと同じだと言える。

 会議の進行管理が不十分な場合、参加者の時間を有効に活用することは難しい。Web会議の結果、参加者が不満を感じたり、イライラしたりしたとしても、それを「Web会議ツールが使いにくいからだ」と断じるのは早計だ。会議の進め方そのものを再考し、Web会議ならではのベストプラクティスを採用するとよい。参加者全員の時間を生産的に使うことができれば、成功だと言える。

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