Web会議でよくある「ツールが使えず時間だけが過ぎる」問題の解決策は?Web会議でしくじらない3つのポイント【前編】

Web会議ツールの設定や操作の確認で時間を浪費し、議題になかなか入れない――。Web会議にありがちな、こうした“イライラ”を減らすためには何をすればよいのか。Web会議を生産的にするポイントを紹介しよう。

2023年08月23日 07時00分 公開
[David MaldowTechTarget]

 新型コロナウイルス感染症(COVID-19)のパンデミック(世界的大流行)で、世界は大きな転換期を迎えた。会議はオンラインでの開催が主流になり、2020年当時は「パンデミックが一段落すれば、Web会議の頻度は減る」との見方が広がった。

 現実は異なる。企業はオフィスワークとテレワークを組み合わせた働き方である「ハイブリッドワーク」を新しい働き方として受け入れた。週5日のテレワークを継続する企業もある。今後もWeb会議は続くと考えた方がよい。

 Web会議に不満の声を上がることがある。ソフトウェアやハードウェアに関する技術的な問題がストレスを招き、生産性の低下につながるとの声は珍しくない。こうした悩みを解消し、生産的なWeb会議を実現するポイントとは。3つのポイントを紹介しよう。

ポイント1.「会議前」を生かす

 会議の議題に「Web会議ツールが適切に使えるかどうかを確かめること」を含めるべきではない。参加者が使い慣れていないWeb会議ツールを利用すると、貴重な会議時間を本題ではなく、新しいWeb会議ツールの操作テストや調整に費やしてしまいかねないからだ。

 主催者が、自身がそもそも不慣れなWeb会議ツールを選択してしまうと、Web会議ツールの使い方やトラブルシューティングの仕方が分からず、会議がなかなか進まなくなる恐れがある。主催者は会議の前に、使用するWeb会議ツールの基本的な使い方を確認すべきだ。少なくとも出席者のマイクをミュートにする方法は、確実に把握する必要がある。

 会議で使うカメラやマイク、スピーカー、ソフトウェアなどに技術的な問題を見つけた場合は、可能な限り会議の前に解決するよう、主催者は参加者に呼び掛けるとよい。会議中は本題のみに時間を費やすのが望ましいからだ。


 後編は、残る2つのポイントを紹介する。

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