SMBのためのSaaS利用術【第4回】“現状で満足”の情報系システム、SaaS活用への道は？
グループウェアなどの情報系システムは、SaaS利用の難易度が低いはずだが、SaaSへの移行はまだ進んでいない。その理由をユーザー調査から考えてみよう。
業務システム特性の観点ではSaaS移行へのハードルは低い
「SMBのためのSaaS利用術」第4回のテーマは「情報系システム」である。グループウェアやメールがその代表例だ。これら情報系システムは自社内運用からSaaSへの移行が比較的容易であるとされている。早速、本連載のキーポイントである「業務システム特性」をチェックしてみよう。
| 業務特性 | レベル |
|---|---|
| 初期導入コスト | 低 |
| 自社運用負担度 | 低 |
| カスタマイズ度 | 低 |
| データ連携度 | 低 |
| データ秘匿度 | 中 |
| 出典：ノークリサーチ（2009年） | |
初期導入コスト：低
情報系システムの多くはパッケージ化が進んでいる。そのため低価格ながらも機能が高く、導入も容易な製品が少なくない。従って、初期導入コストは低いといえる。
自社運用負担度：低
情報系システムは基幹系システムと比べ、求められる可用性のレベルがそれほど高くないことが多い。また、大企業においては出社時の同時ログイン処理発生といった急激な負荷増大への配慮が必要だが、従業員数の少ない中堅・中小企業においてはそうした課題も少ない。故に、自社運用負担度も低いということになる。
カスタマイズ度：低
パッケージが洗練されるまでの段階で、情報系システムにおいても独自画面の作り込みを中心としたカスタマイズが少なくなかった。昨今では製品も成熟し、ユーザー個別の要望は管理者設定の変更で多くをカバーできるようになってきている。そのため、ソフトウェアをプログラム的に改変する必要があるという意味でのカスタマイズ度も低くなっている。
データ連携度：低
情報系システムが扱うスケジュール情報などのデータは、ほかの業務システムと連携させてもっと価値を高められる可能性を持っている。しかし中堅・中小企業において、そうした積極的なデータ連携を実践している例は少ない。この点については後述するが、現段階でのデータ連携度は低いといえる。
データ秘匿度：中
ここまでいずれの業務システム特性も「低」となっているが、最後のデータ秘匿度だけは例外である。スケジュール情報やメール本文には顧客の氏名／社名／メールアドレスといった個人を特定できるデータが意外と多く含まれている。普段意識しないことが多いが、情報系システムのデータ秘匿度は低くはないということに留意しておく必要がある。
こうして見ると、確かに情報系システムにおけるSaaS活用はそれほどハードルが高くなさそうである。しかし、実際には中堅・中小企業の多くが依然として自社内で情報系システムを運用している。以下ではその要因について考えてみよう。
情報系システムは「現状維持」が大半
以下のグラフは年商5億円以上500億円未満の中堅・中小企業に対し、情報系システムに対する投資意向を尋ねた結果である。過半数が「昨年度の水準よりも削減する」と答えている。
情報系ソフトウェアに対する投資意向（グラフ縦軸は年商）そこで、削減の理由を尋ねた結果が以下のグラフである。厳しい経済環境の中、IT投資全般が抑制傾向にあるのは事実だ。しかし、情報系システムに関してはユーザー企業が「現状に満足しており、現状維持で十分である」と考えていることが、新たな投資を行わない大きな要因となっていることが分かる。
情報系ソフトウェアの投資を削減する理由（グラフ縦軸は年商、回答は複数選択可）つまり、情報系システムに関してはSaaSへの移行を検討する以前に、システム自体に対する投資意欲が低い状況なのである。実際、この「現状維持」の傾向は情報系システムのSaaS活用において少なからずハードルとなる。
指摘されることはあまりないが、情報系システムはユーザーにとってのスイッチコスト（乗り換えに必要となるコスト）が意外に高い業務システムである。長年使い慣れたスケジュール管理画面やメール閲覧画面からほかのアプリケーションに変更する際のオーバーヘッドは大きい。特にITリテラシーの高くない社員が多い場合には、予定登録やメール送受信といった日常業務がこなせなくなり、生産性を大きく落としてしまうケースもある。
また、SaaSによってメリットが享受できるとされる年商5億円未満の小規模企業の場合は、プロバイダーがインターネットアクセス回線サービスと合わせて簡易なメールやグループウェアを既に提供していることが少なくない。こうした小規模企業の既存情報系システムに対する満足度は総じて高く、新たなサービスへの移行ニーズは非常に少ないのが現実である。
一方、自社内で情報系システムを運用している年商5億円以上500億円未満の中堅・中小企業の場合は、社外からのグループウェアやメールを利用するという観点がSaaS活用のきっかけにはなり得る。しかし、昨今では安価な社外アクセスサービスが提供されており、自社内運用でも社外からの安全なアクセスを実現できる。
こういった理由から、情報系システムでは業務システム特性上のハードルが低いにもかかわらず、SaaS活用がそれほど進んでいない状況となっているのである。
SaaS活用の必然性はアプリケーション個別に考えるべき
それでは、情報系システムはSaaSには適さないのだろうか？ 「情報系システム」という大きなくくりでなく、個別のアプリケーションの単位で考えるとSaaS活用のヒントが見えてくる。以下に幾つか具体例を挙げよう。
メールサーバを運用するだけであれば、兼任でのIT担当者も少なくない中堅・中小企業でも自社内運用は不可能ではない。しかし、アンチスパム／アンチウイルスといったセキュリティ対策や、メールデータを保存して検索可能な状態にしておくメールアーカイブといったことを実現しようとすると、技術面や費用面での難易度が一気に高くなってくる。こうした自社内で実現が難しいセキュリティやコンプライアンスの部分を「サービス」という形で活用すれば、メールシステムをSaaSへ移行する意義も出てくる。
メールに関してはセキュリティやコンプライアンスの観点からのSaaS活用が有効逆にいえば、メールシステムにおいてSaaS活用を検討する際はアンチスパム／アンチウイルスやメールアーカイブといった付加価値を備えたサービスを選択することが重要ということになる。中堅・中小企業の多くが許容できるコスト面を考慮すると、「数Gバイト単位のメールボックス容量」「アンチウイルス／アンチスパム」を備え、アカウント当たり月額1000円以内といった価格体系が現実的なところだろう。
具体例としては、サイバーソリューションズが提供する「CYBERMAIL Σ」が挙げられる。アカウント当たり月額500円で20Gバイトのメールボックスとアンチスパム／アンチウイルス機能が利用でき、さらにアカウント当たり月額500円を追加することでメールアーカイブとメール監査の機能も利用できる（年間契約などによるディスカウントあり）。
メールシステム自体は自社内運用を維持し、アンチスパムだけをサービスとして利用したいユーザー企業もあるだろう。そのようなときはネオジャパンが提供する「Opt Plus ASP」のようなメールセキュリティに特化したSaaSが有効だ。
グループウェアについてもSaaS活用によって得られる新たなメリットがある。スケジューラには個々の社員の行動予定が絶えず登録されている。その一方で、勤怠管理システムにおける出退勤データや営業支援システムにおける顧客訪問データ、プロジェクト管理におけるタスク実施履歴といったスケジューラにも、ある程度重複した情報が数多く格納されている。そこで、社員が日ごろ使っているスケジューラをデータ入力のフロントエンドとし、他業務システムへデータを取り込むようにすれば、ユーザー側の負担は大幅に改善する。
これを実現するためにはグループウェア内に格納されたデータをほかのシステムへ引き出すための「参照系API」が必要になるが、自社内運用で利用されている既存パッケージでこうした仕組みを備えているものは少ない。一方、Googleの「Google Apps」のように最初からSaaSとして利用することを想定したグループウェアの場合は、データ授受の仕組みが充実している。具体的にはパナソニック電工インフォメーションシステムズが、インフォテリアのEAI（業務システム連携）ツールである「ASTERIA WARP」を介してGoogle Apps内のデータを取得し、ほかの業務システムで利用可能にする「ASTERIA for Google Apps アダプタ」を提供している。
グループウェアはさまざまな業務システムへのフロントエンドとしての役割を果たすこのように情報系システムに関しては、「現状維持」からスタートする発想だけでは本当に効果のあるSaaS活用に至ることはできない。「情報系システム」と1つにくくってしまわず、メールやグループウェアといった個々のアプリケーションの単位で「今、自社にとって負担やムダになっている業務や作業はないか？」といった現状把握から始め、それを解決する策として適用可能な「サービス」を探すという観点で検討を進めていくことが大切である。
＜筆者紹介＞
岩上由高
ノークリサーチ シニアアナリスト
ソフトウェアベンダー数社でソフトウェア製品の企画、設計、開発、コンサルティング、トレーニングなどに携わった後、ノークリサーチに入社。シニアアナリストとしてITのさまざまな領域の調査・分析に従事し、その成果を記事執筆やコンサルティング活動を通じて積極的に発信している。
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