2017年01月31日 09時00分 UPDATE
特集/連載

中堅・中小企業のための“脱Excel”ロードマップ【第3回】“神Excel”からデータを抜き出しBIに生かす 「OFFSET関数」の使い方

Microsoft Excelのデータをビジネスインテリジェンス(BI)ツールに簡単に取り込むには「OFFSET関数」が役立ちます。ポイントは、データの蓄積と出力を分離することです。

[村山 聡,著]

連載について

 「Microsoft Excel」(以下、Excel)は、ビジネスにおいてなくてはならないソフトウェアとして、あらゆるビジネスシーンで長年広く利用されています。一方で、Excelがあまりにも普及してしまった“副作用”が少なからず見られます。ビッグデータブーム以降、ビジネスインテリジェンス(BI)ツールがデータ分析ツールとして再び注目を集めましたが、いざ導入しようとすると現場の反対を受け、思うように導入が進まないといった問題も見受けられるようになりました。

 「なぜ、ビジネスの現場でExcelの利用がやめられないか」――本連載では、その理由を検証し、どのようなプロセスでBIツールの導入を進めていくべきかについて解説していきます。


BI切り替えに立ちはだかるExcel帳票

 BIの導入を検討するとき、特に厄介な存在が、見栄え重視で作成されたExcel帳票のデータでしょう。こうした帳票は、帳票としての体裁は整っています。しかし体裁を整えるためにセルの結合を多用したり、セルを方眼紙のように設定したり、1つのセルに1文字のみ入力するようなマス目を設定したりしています。そのため、データを加工して、BIに取り込めるようなリスト形式(列ごとに同じ種類のデータを入力する表形式)にするためには膨大な手間が掛かります。なんとか加工を終えたとしても、帳票自体を継続して使用する限り加工作業は残ります。また帳票は度々修正されることがあるため、加工作業が楽になるように工夫したとしても、帳票が修正されるたびに、加工作業にも変更を加えなければなりません。見栄え重視のExcel帳票はインターネットでは通称“神(紙)Excel”と呼ばれ、データの再利用性を損なう要因とされています。

 とはいえ見栄え重視のExcel帳票が単純に悪いという批判は早計でしょう。そもそも帳票を作成した当時は、印刷して記入する用途が前提だったかもしれません。データ入力を前提としていたとしても、データを入力した帳票は印刷して保存するというルールが組織内にあったのかもしれませんし、帳票をFAXでもやりとりすることを考慮していたのかもしれません。紙の帳票としての利用も考慮していたのであれば、一覧性、可読性を考慮して、帳票が見栄え重視となったとしても仕方のない面があったのです。

 しかし時代は変わり、帳票を紙でやりとりする場面は少なくなってきています。もし紙でのやりとりを一切排除できるのであれば、帳票を廃止し、データをログデータとしてリスト化できるWebサービスに変更することが、BI向けのデータを整える一番の近道となります。単純なWebフォームを利用することも可能ですが、BPM(ビジネスプロセスマネジメント)ツールを利用すれば、単なる情報の受け渡しだけではなく、その後の処理も管理できます。やりとり上、帳票という体裁が必要な場合は、入力した情報を帳票に変換してくれるWebサービスを利用するとよいでしょう。

Excel帳票改善のポイント

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