「うっかりメール」を防ぐ3つの仕組み

「5分以内に気付くメールの『うっかり送信』をなくせる3つの方法とは？」

提供：CSK Winテクノロジ

　近年、企業内部からの個人情報漏えい件数が増えているが、メールの誤送信が原因であるケースも少なくない。本ホワイトペーパーでは、漏えいの原因として紛失や管理ミス、誤操作といった「うっかりミス」が多いことを指摘。メールをうっかり送ってしまう誤送信対策として、キーワード、添付ファイルでのフィルタリングや上長承認など運用面で防ぐ方法も考えられるが、「人間はその行動において誤りを起こすのを完全になくすことはできない」としている。そこで、やり直しができる安心感のあるメール環境として、3つの仕組みを実現する必要があるという。

　その3つとは、送信メールを隔離領域にいったん保留する「送信メール保留」、添付ファイルを自動的に暗号化ファイルに変換する「添付ファイル暗号化」、あて先に一定数以上のメールアドレスが含まれる場合、あて先（ToやCC）をBCCに書き換える「BCC強制書き換え」である。特に送信保留は送信直後のメールを一定時間内に取り消せるので、うっかり送信してから「5分以内にミスに気付くことが多い」という実情に沿った、有効な防止策となり得る。またBCC強制書き換えは、文字通りしきい値に従って強制的にアドレスをBCCに変換してしまう機能だ。後工程の対策ではあるが、不用意なアドレスの流出を抑えることができる。

　これらの仕組みを実装した誤送信対策を導入した事例では、外部送信メールの取り消し率が1.98％、取り消しに要した平均時間が1分50秒という高い効果が得られたという。運用ルールの徹底だけではなかなかなくせないメール送信のうっかりミスのリスクを抑えるには、自動化された対策を複合的に利用することがカギになることが分かる。

暗号化だけではない、添付ファイルのセキュリティ対策

「『誤送信防止』と『添付ファイル暗号化』の両面で実現するメール誤送信対策」

提供：トランスウェア

　本ホワイトペーパーは、メールによる情報漏えいリスクが年々高まっていることを幾つかの統計データから導き出しているところが特徴だ。

　2002年以降の情報漏えい原因を経年で見ると、紛失や盗難が減少しているのに対し、誤操作や管理ミスは増加傾向にある。一方、漏えいする媒体や経路という面で見ても、2005年以降はやはりメールを介した漏えいが占める割合が増えている。情報漏えい件数自体は年々減少している半面、誤操作やメール経由による漏えい件数が増加しているのは、企業のメール誤送信対策がまだ不十分だからだと結論付けている。

　本資料においてもメール誤送信対策として、送信の一時保留、添付ファイルの暗号化、あて先アドレスが大量にある場合の保留・停止といった機能を解説している。加えて、一定ルールの下でメールと添付ファイルを分離するといったユニークな対策もある。これは、例えば社外あてのメールなどユーザーが設定した条件に合致した場合、メール本文から添付ファイルを切り離し、受信者には別途送信したメールに記載したURLからダウンロードさせるというものだ。分離したファイルについては、ダウンロード可能な期間を変更したり送信者が任意に削除したりできる。こうした機能は、間違ったファイルを添付したり、添付時の暗号化設定を忘れた場合に役立つ。

　このほか、製品によるメール送信時の確認・設定フローや運用ケースについて記述されており、誤送信対策の運用イメージも把握しやすい。対策製品の導入効果や運用方法を知る上で参考になるだろう。

同僚は頼りになる

「メールを送った直後に『しまった！』と思ったことはないですか？」

提供：日立ソフトウェアエンジニアリング

　メールの誤送信は、通常は情報漏えいにつながるインシデントだととらえられている。一方で、誤送信に含まれるファイルの添付忘れや書きかけメールの送信、あて名・敬称の付け忘れ、氏名の間違いなどは、取引先などの「顧客満足度」に影響するという面もある。このようなミスは、送信者自身だけではなく、CCでメール送信された同僚や上司など社内の関係者から指摘されて気付くケースが少なくない。

　そこで、同じメールでも社内の関係者あてには通常通り即時送信してしまい、社外あてについては保留するという時間差送信の仕組みが有効だと、本ホワイトペーパーでは紹介している。案件にかかわる第三者の目を通して内容の間違いをチェックすることによって、一時保留した社外あてメールを取り消すこともできるわけだ。

　さらに、メールの件名、本文などに「社外秘」といったキーワードが含まれていた場合、メールの保留時間を自動的に延長するような機能も便利である。Office Excelが添付されている場合は保留時間を30分延長、内容に社外秘という単語があれば無期限保留するといった細かい条件付けができると、対策としての柔軟性がさらに上がる。

　逆に、メール誤送信対策を運用していると、メールの内容によっては保留せずになるべく早く送信したい場面も出てくる。例えば、件名の先頭に【緊急】や【速達】という文字を入れた場合には、保留せずに即時送信するといった、緊急時に備えた例外処理を設けるべきだろう。本資料は、うっかり送信を単純になかったことにするだけではなく、状況や目的に応じてメッセージの伝達速度をコントロールするのも対策として必要だということを気付かせてくれる。

メール誤送信対策に関連したホワイトペーパー

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• 添付ファイルの情報漏えいを防げ！　“ユーザー任せ”はさようなら
• もはや「Pマーク取得に必須」のメール誤送信対策を成功に導くには
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