送信後の「しまった!」をなくすメール誤送信対策うっかり送信に“待った”を掛けろ

メールの送信ミスは誰にでも経験はある。だがそこに取引先の機密情報が含まれているとしたら――。このとき、重要なメールが社外に出ていく前に誤送信を見つけ、送信を「なかったことにできる」防止策が有効だ。

2008年11月14日 08時00分 公開
[末政延浩,センドメール]

Googleの「Mail Goggles」

 Googleが提供するフリーメール、Gmailについて、やや風変わりな機能追加が最近話題になった。「Mail Goggles」と呼ばれる機能である。これは、特定の時間帯にGmailでメールを送信しようとすると、計算問題が画面上に表示され、それに正解すればメールが送信できるという機能だ。人々が感情的なメールを送信しやすい時間帯ということで、週末の夜遅くに有効になるらしい。週末気分で羽目を外して、後で送らなければよかったと思うようなメールの送信を防ぐ抑止策の役割を果たす。米国のブロガーなどの反応を見ると、計算が得意でなかったらどうするのかとか、一種のジョークのようにとらえられている向きもあるが、後悔するようなメールの送信を防止する対策という意味では、今回解説する誤送信対策と似たものといえる。

誤送信による被害

 Mail Gogglesの例のように週末に送って後悔するプライベートなメールならまだ許されるかもしれないが、電子メールシステムがビジネスコミュニケーションの最も重要な道具の1つとなった今、業務メールを間違って送信するということが大きな問題になっている。ビジネス上での間違いメール(誤送信)は業務や企業の活動に深刻な被害を及ぼす可能性がある。誤送信とは簡単にいうと、送信者や受信者にとって不適切なメールを意図せずに送信してしまうことだが、細かく見ると幾つかのケースがある。

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