“脱Excel”か“活Excel”か「Excel職人のこだわり」を暴走させない依頼の仕方とマネジメントのコツ

「Excel職人に任せれば、細かい指示をしなくても、いいツールを作ってくれる」という状態はうれしいものですが、属人化の問題もあります。依頼側が適切な要件定義をするには、どうすればよいのでしょうか。

[村山 聡，著]

Excelツールの製作依頼、どうしていますか

　企業情報システムの根幹となる、基幹システムの導入やリプレースを実施する場合、まず計画を立案し、関係者へのヒアリング、要件定義、設計、開発、テスト、展開……と段階を踏み、関係者の合意を得ながら進めていきます。システムの規模が大きくなれば、関係部門、システムインテグレーターなど関係者の人数が増えていくので、円滑に計画を進めるためにプロジェクトを立ち上げることもあるでしょう。導入の障害となる要因をできるだけ排除し、失敗するリスクを最小限にすることが、その目的です。なぜなら基幹システムは、システム開発に必要な費用だけでなく、関係する従業員の工数、導入が不調に終わってしまった場合のリスクなど、企業に及ぼす影響が非常に大きいからです。

　一方で「Microsoft Excel」（以下、Excel）ツールの製作となると様相が変わってきます。もちろん業務上必要なツールだから製作しているのですが、ツールの重要度、関係する部門、企業全体に及ぼす影響は、基幹システムとは比較になりません。大筋では基幹システムの場合と同様に、ヒアリング、要件定義、設計、開発、テスト、展開……と製作は進んでいきます。しかし依頼する側は、ヒアリングの段階では実現したいことを伝えたいだけ伝え、後はツールが完成するまで製作する側にほぼ一任することも珍しくはありません。

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