2018年01月10日 05時00分 公開
特集/連載

TeamsやGroupsを使い分ける4つのヒント「Office 365のコラボ機能が多過ぎる問題」が深刻化、何をどう使えばいい? (1/2)

Microsoftの「Microsoft Office 365」には、「SharePoint」「Teams」「Groups」など共同作業のための機能が多数用意されている。本稿では、チームに最適な共有機能は何かその特定方法を紹介する。

[Shawn Shell,TechTarget]
画像 コラボレーションの形は1つではない

 Microsoftの「Microsoft Office 365」に含まれている製品と機能の多さには圧倒されてはいないだろうか。実はそんな悩みを抱えているのはあなた一人ではない。数と種類の両面で、Office 365はテクノロジーの寄せ集めになっている。

 その結果、エンドユーザーには多数の製品と機能の組み合わせが提供されるものの、あなたと同僚がOffice 365で共同作業を行うのに最適な方法を見つけるのはお世辞にも分かりやすいといえないのが実情だ。

 企業がOffice 365を活用するには、共同作業について明確な目的と成功基準を定義しなければならない。自社はコンテンツ開発に関心があるか。長期的に記録管理が必要か。規制が厳しい業界に属していて、コンテンツライフサイクルの厳密な目標を設ける必要があるか。従業員は1つの場所で働いているか、分散した状態で働いているか。また移動は多いか、特定の事務所で働いているか。

 こうした質問とその他の幾つかの考慮事項に対する回答は、従業員の共同作業を促進するのに適切な製品と機能を選ぶのに役立つだろう。

進化するOffice 365による共同作業

 Office 365は、「Microsoft Business Productivity Online Suite」として2008年に誕生した製品だ。このスイートには、「Microsoft Exchange」(以下、Exchange。他の製品についても同様)、「SharePoint」「Lync」(現在の「Skype for Business」)などおなじみの製品が入っていた。また、後に「OneDrive」と改名された「SkyDrive」は、このスイートに完全に組み込まれていない一般消費者向けの新しいツールという位置付けだった。だが、各製品が適合する共同作業のシナリオは単純明快であった。

 現在、Office 365はより複雑になっている。購入するライセンスによっては、Office 365のサブスクリプションで10個以上の製品やサービスにアクセスできる。ただし、Office 365による共同作業の促進を目的とした機能や製品が多数存在する点は変わらない。例えば、「Teams」「Groups」「SharePoint」には、ファイル管理、ステータスの更新、イニシアチブ管理の機能が用意されている。イニシアチブ管理とはプロジェクトに付随する一連の成果物を管理する機能だ。

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