チームコラボレーションツールの導入に当たっては使い勝手や機能など検討すべき項目がたくさんある。検討事項を整理してみた。
チームコラボレーションツールを導入するための事前調査は、他の製品との違いを示す特定機能に注目することが多い。ここから調査を始めるのは適切だ。コラボレーションという視点から見て、チームコラボレーションツールが自社の求めているニーズを満たすサービスを提供していない場合、購入すべきではないだろう。類似の機能を提供するチームコラボレーションツールはたくさんあるが、それぞれの機能はツールによって異なる。
チームコラボレーションツールは、たいていの場合、企業内で利用できるメッセージングを中心としたコミュニケーション機能を提供している。従業員は特定のプロジェクトごとに、インスタントメッセージングを使用して同僚やチームまたはその他のユーザーとつながっている。これらの製品はメッセージングやファイル共有などの基本機能を備えている。しかし、機能は同じでもインタフェースや方式に違いがある。
例えば、「Google ハングアウト」でファイルを共有する場合、ユーザーはGoogle ドライブのアカウントを持っている必要がある。ドライブをリポジトリー（保管場所）として使用し、ダウンロードリンクを使用してチャットセッション内でコンテンツを共有する。Google ドライブを全社規模のサービスとして導入している企業であれば、シームレスなワークフローを実現できる。
Google ドライブを使用していない企業は、Google ドライブでファイルの共有を認めるかどうかを判断する必要がある。あるいは、「Slack」などのよりオープンなプラットフォームを使用すれば、ユーザーは「Box」や「Dropbox」のようなサードパーティー製のクラウドストレージ製品に加えて、Google ドライブを使用してファイルを共有できる。もちろん、Slackの独自のファイル共有プラットフォームも使用できる。
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