パナソニック ネットソリューションズは、「社内のどこに何の資料があるのか」が分からない、ことに悩んでいた。どうやってこの状況を解消し、効率的な文書管理を実現したのか。
スピーディーかつ柔軟な検索、リアルタイムの情報共有、タブレットの活用。電子化された文書を生かしてどう業務を効率化するか。エキスパートと共に考える。
帳票をPCで作成しても最後は紙に印刷して保管している企業はいまだに多い。しかし、過去のやり方を続けてきた結果、多くのムダが生まれている場合がある。文書管理のエキスパートが「見えないコスト」を点検する。
基幹システムでは対処できないような細かい情報を管理したいときに「Microsoft Excel」や「Microsoft Access」を使うケースは珍しくない。だがツールの使い勝手の良さや配布のしやすさが、逆に情報の管理を複雑にしてしまう。解決策は。
ファイルサーバに関して、保存サイズや期間などのルールを定めているはず。しかし、ルールを認識しつつ、ユーザーが自覚せずに行いがちな迷惑行為も多々ある。
利便性は高いものの、「Microsoft Excel」の共有利用に限界を感じている企業も多い。そこで最近増えている脱Excel化だが、幾つかの“壁”が存在するという。その打開策とは？
ビジネスの成否に影響する“機密”が満載の業務ドキュメントにおいて、セキュリティ保護は最重要課題だ。PDFは安全なファイル形式として絶大なる信頼があるが、「何もしないでも安全」というわけでない。
ビジネスで取り扱う重要なドキュメントの形式として重宝されている「PDF」。それだけに昨今では標的型攻撃の的にもされやすい。どのように活用すれば安全なのか。受け取る側／送る側双方が気を付けることとは？
業務のIT化が当たり前となった現在でも、いまだに紙の商習慣が根強く残っている領域がある。「契約プロセス」だ。だが、紙の使い勝手を維持しつつ、デジタルならではの優位性を得る方法がある。
クラウド時代といわれる昨今においても、紙の文書は企業全体の業務の中でそこかしこに点在している。だが紙による業務のデジタル化は、企業の意思決定を迅速化し、競争力を強化する上では欠かせない。
「情報発信や社外とのやりとりには、編集できないPDFを使えば安心」という認識を持つ人は多い。しかし、単純にPDFを作成しただけでは、不正な改変を防止することはできない。
長年にわたり経営者や総務担当者、IT管理者の頭を悩ませる業務・オフィスのペーパーレス化。生産性と安全性を向上させる“ペーパーレスオフィス”の実現のコツは、身近なツールの活用にある。
生産性を優先するためとはいえ、情報漏えいの危険性を放置しておくわけにはいかない。エンドユーザーの業務の効率化を進めながら、情報漏えいの危険を回避するにはどうすればよいのだろうか？
電子メールを「取りあえず保存する」ことに躍起になっていないだろうか。それがコンプライアンス対応のためだというなら、根本的に見直す必要がある。
メールなどを企業活動の証跡として保存しておけば、内部統制を実施していることになる――そう思い込んではいないだろうか。真のコンプライアンス対応とは、保存した後のデータ活用を考え、実践することにある。
リスク管理を改善するには、「今、何が起きているのか」「次に何が起きるか」をいち早く把握することが必要だが、予算や人員の不足が原因で、データを正しく分析できないケースは多い。この問題を解決する、注目のソリューションとは？
「電子帳簿保存法」に2024年からの猶予措置が設けられたが、電子取引データの紙媒体での保存はあくまで「やむを得ない事情がある場合」の例外措置だ。取引データの電子化によって法令順守だけではなく、経理事務を効率化する方法とは。
PDFファイルを「Chrome」で直接操作できるようにするのが、Adobeが提供するChrome向けの「Adobe Acrobat」拡張機能だ。専門家をうならせた、この拡張機能の“すごさ”とは。
J-SOX法や改正電子帳簿保存法などの法律で内部統制の強化が求められているが、企業のデータは各所に分散していて検索性が高いとは言えない。これを集約して必要なときに必要なデータを提示するための運用方法を紹介する。
製造業の現場教育における「技術伝承」の課題が深刻になっている。対面OJTや紙マニュアルの作成・更新といった従来手法が限界を迎える中、教育工数の削減／業務の標準化／生産性向上／多能工化に寄与する“動画マニュアル活用法”とは？
Armプロセッサ搭載の「Mac」や「Windows」搭載PCで、「OneDrive」のネイティブアプリケーションが利用できるようになる。待ちわびていた人々は、ソーシャルメディアで喜びの声を上げた。その背景には何があるのか。
「Microsoft Store」から「Windows Notepad」（メモ帳）を入手して使えるようになった。その背景には何があるのか。
Microsoft Office 2019のリリースに合わせて、Microsoftは製品の価格調整を実施。結果としてライセンス料が上昇した。これによるコストアップを最小限にとどめるにはどうすればよいのか。
業務の効率化を目的に紙のマニュアルやカタログを電子化して従業員に共有する企業は少なくない。しかし使い勝手の悪さから、利用が進まない企業もあるだろう。業務資料は、どんなツールでどのように共有すれば業務を効率化できるのだろう。
アクセス頻度は少ないが捨てられない「コールドデータ」。それらはただ保管されていればよいものではなく、原本性の保証も必要だ。二重の課題をどう解決するか。
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