Columnプロジェクト管理にはメールではなくRSSを

メールの洪水から逃れるためにRSSに目を向けよう。RSSはITプロジェクトの管理とコミュニケーションを効率化する1つの方法だ。

[Paul Gillin，TechTarget]

　IT担当者なら、メールが日々の業務の大きな部分を占めていることだろう。メール管理でも、日常のコミュニケーションでも、プロジェクト管理でも、メールは欠かせない技術となっている。

　だが、メールはプロジェクト管理には向かない。メンバーが数人以上のプロジェクトの管理にメールを使ったことのある人なら、お分かりのはずだ。例えば、12人のメンバーがメーリングリストに参加していると、2人のメンバー間でやり取りされているメールのコピーを、ほかの10人が逐一受け取るハメになる、といった状況に陥ったことがあるだろう。

　メールは2〜3人で何かをするには非常に便利だが、5人以上でコラボレーションする手段としては、ろくなものではない。だが残念ながら、人々は手持ちのツールを使う傾向がある。メールを無理やりコラボレーション用のアプリケーションとして機能させるのだ。もともとメールには、そうした用途はまったく想定されていなかったにもかかわらずだ。

　あなたがメール管理や大人数のプロジェクトのサポートを行っているなら、RSS（Really Simple Syndication）に精通するべきだ。RSSは、残念ながら主にIT専門家にしか評価されていないが、優れたツールだ。RSSについては、耳にしたことはあるだろう。お気に入りのニュースサイトやブログをチェックするのに使っているかもしれない。だがRSSは企業内でこそ、はるかに大きな役割を果たす可能性がある。