Column企業ブログの心得10カ条――前編

企業ブログは両刃の剣となる。トラブルに巻き込まれずにブログを効果的に活用するための10カ条を紹介する（前編は第5条まで）。

[Nancy Flynn，TechTarget]

　毎秒のように新しいブログが生まれている今日、ブログがもてはやされるのも無理はない。誰もがブログを持っているようだ。

　米国経営管理学会（AMA）とイーポリシー・インスティテュートが2006年に発表した「職場でのメール、IM、ブログに関する調査」によると、米国拠点の組織の8％が企業ブログを運営している。そのうち55％は会社の外に向けたブログを運営しており、顧客やサードパーティーと交流を持っている。48％は従業員同士の交流促進を目的とした社内ブログを持っている。ブログを持つ会社の16％では、CEOまでもがブログの世界に飛び込み、信頼関係の確立や企業に対する評判の向上、社会的大儀の促進といった目的を達成するためにブログを活用している。

　ブログは疑う余地なく、電子コミュニケーションの強力なツールであり、メールとIMと従来のマーケティング指向の企業Webサイトを合わせた以上に、業界のコミュニケーションと企業の評判に強い影響を与えることになりそうだ。ブログは、「未来の」技術などではなく、今ここにあり、普及し、急速にかつ大きく業界コミュニケーションの顔と声を変えつつある。

　充実した内容で巧みに書かれた企業ブログは、幹部を業界のリーダーと見なされるようにし、ブランド認知を確立し、双方向のコミュニケーションを促進するといった企業の重要な目標を達成する助けになる。

　社外に向けたブログを持たない企業は、業界での地位、市場シェア、評判、売り上げを、ブログ界の力に既に気付き、参入しているハイエンドな競合に奪われる危機に瀕している。だが、すべての組織にとって企業ブログが必須もしくは適切だというわけではない。

ブログは企業にかつてないリスクをもたらす

　ブログの、さりげなく砕けた感じや、なんでもありな雰囲気は、書き手も読者も引きつける。この性格は同時に、企業にとってブログを潜在的に危険なものにしている。抜け目のない経営者や幹部は、戦略的なブログの始め方とブログ界との上手な付き合い方を学ばなければならない。さもないと、不愉快で高くつくことになるかもしれない。

　最適なアドバイスはこうだ。ブログ界に飛び込む前に、注意深く潜在的利益を見積もり、すべての経費的、時間的リスクを判断しよう。

　そのための、ベストプラクティスに基づいた10カ条をここに示す。

第1条：法的トラブル回避のためにポリシーを策定する

　ブログをはじめとする電子コミュニケーションツールの戦略的な運営は、ブログの使い方と内容に関する文書化したルールとポリシーの策定から始まる。

　社員向けであれ顧客などの目に触れる外部に向けたものであれ、ブログに関するリスクを管理し、社員のコンプライアンスを促進するルールとポリシーを策定することが重要だ。

　ブログポリシーは、法律で義務付けられているわけではないが、会社が法的トラブルに巻き込まれないようにする役に立つ。包括的なブログのルールとポリシーを導入することで責任を限定しよう。そうしたルールでは、コンテンツ、用語、守秘義務、個人的利用、記録保存期間、取締規則、懲戒処分といった重要な課題を扱う。

第2条：さまざまなリスクを回避するルールを確立する

　企業ブログは組織を危険にさらす。考えられる危険としては、企業秘密や知的財産の損失、世評の悪化や不面目、著作権侵害・名誉棄損・セクシャルハラスメントなどの訴訟、裁判による制裁措置・訴訟和解金・罰金、社員の生産性の喪失などがある。

　幹部によるメールでの失言は、株の大暴落、数百万ドルの罰金、数十億ドルの賠償金、メディアによる狂乱のきっかけとなっていた。ブログもまた業界コミュニティーに高い犠牲を強いることになると、容易に想像できるだろう。

　経費も時間もかかるブログがらみの災難を避けるため、ルールとポリシーを確立しよう。

第3条：ブログのメリットとリスクに対応する

　企業のシステムは、経営的にも技術的にも法的にも、まだ企業ブログのメリットとリスクに対応できていない。

　フォレスターリサーチとプルーフポイントによる調査によると、企業の57％は社員がブログで企業秘密を漏らすのではないかと危惧している。当然だろう。エデルマンとテクノラティによる調査では、ブロガーの半数以上は自分が勤めている会社や製品、同僚について最低でも週に1度はブログに書いていると答えている。

　企業秘密の漏えいは、ブログによって企業にもたらされる破壊的なリスクの1つにすぎない。だが、そうしたリスクがあっても、企業は徐々にブログのルールやポリシー、手続きを受け入れ、社員によるブログを戦略的に援助している。

　前出のAMAとイーポリシーの調査によると、社員の企業ブログ利用に関するポリシーを策定している経営者は、わずか7％だった。もう少し肯定的な面としては、17％の組織が社員の外部ブログへのアクセスを遮断するツールを利用している。社員がこうした外部ブログにアクセスしたりコメントを書き込んだりして時間を浪費することは組織にとってダメージとなる。

第4条：ブログは業務記録として保存する

　ブログへの投稿とコメントは業務記録として扱うこと。ブログの記録は保存し、訴訟や当局による捜査の際に法廷や規制当局に提出できるようにしておく。

　企業ブログでは、書き手となる社員と外部からコメントを書く人々は、企業が正式に保管する義務を負っている電子業務記録を生成することになる。だが、法律上の義務であるにもかかわらず、組織の約3％がブログを業務記録として保存しているにすぎない。

　訴訟の際には、ブログの投稿は弁護士が求める証拠となる。ブログを業務記録として保存するという組織の決断――その結果要求される書類を作成する担当者の能力――は、裁判所で注意深く精査される。

　AMAとイーポリシーによる調査では、企業の24％は社員のメールを召喚されたことがあり、15％は社員のメールで引き起こされた訴訟で出廷したことがある。召喚されたメールを提出できなかったある会社は2005年に14億5000万ドルの罰金を科せられ、2930万ドルの賠償判決を受けた会社もある。

　近い将来には、ブログの業務記録は重要な（そして高価な）証拠となるだろう。

第5条：ブログ以外の電子書類についてもポリシーを見直す

　ブログのポリシー策定を、すべての電子書類のポリシーを見直す機会として利用しよう。メール、IM、インターネット、イントラネット、ブログのポリシーを成功事例に基づいてアップデート（または作成）するのだ。

　これまで、経営者の2％が社員を不適切なブログの内容――社員が個人的なブログに掲載した攻撃的な書き込みを含む――を理由に解雇したことがあるとAMAとイーポリシーの調査報告に記されている。

　社員が個人のブログに書き込む内容を管理するルールを導入した7％の企業に続こう。社員が「ポリシーはポリシーである」と理解しているかどうか確認しよう。ブロガーに、企業のルールや行動規範、ブログポリシー、ハラスメントや差別のガイドラインなどを破ることは懲戒処分に値することを理解させよう。

後編は1月26日掲載の予定です。

本稿はナンシー・フリン氏の著書「Blog Rules: A Business Guide to Managing Policy, Public Relations, and Legal Issues」（Amacom、2006年）からの抜粋であり、著作権はナンシー・フリン氏に帰属する。