予算編成の際は、日常業務としてのIT運営経費と、新しいアプリケーション／インフラアップグレードのための予算案とを切り離し、それぞれに占める金額の割合を示すこと。私が目にするIT予算のほとんどは、日常的な運営経費の比重が相当大きく、80～90％を占めることもある。新しい投資やプロジェクトのための予算は比較的少ない。しかし企業には業績を向上させてくれるITへの投資が必要だ。例えばサプライチェーンの激的な改善や、顧客体験を変えるためのシステムがそれに当たる。

　年次ベースでは、支出の構成比率を変えて日常業務への支出を（効率性向上によって）減らし、未来を築くための予算を増やすことを目標とすべきだ。この割合と、年ごとの傾向を示せば、新プロジェクトに予算が必要なことを証明する一助となるかもしれない。

経費だけでなくメリットを示す

　会社のCEOやCFOは支出の見返りに何が得られるかを知りたがっている。そこで次は、予算のあらゆる分野で達成できる事業上のメリットを努めて描き出すことだ。例えばインフラ運営経費では、会社の業務効率がどれだけ上がるか、顧客対応がどれだけ迅速化されるか、営業経費がどれほど削減できるかを示す。新システムへの投資では、事業上のメリットを明示する。

経費がかさむ原因を把握する

　IT予算はビジネスニーズに伴い経費増大を招く傾向が強まっている。事業のために必要なITリソースは増える一方だ。特にストレージの分野でこれが言える。一般社員の目にはストレージリソースは無料と映るため、大規模なデータベースを作り（そして使わないことも多い）、大量の電子メールや電子ファイルを保存している。

　企業はどこでIT利用の経費がかさむかを把握し、過剰分は削減する必要があるかもしれない。

急進主義者になれるか

　経費とメリットに目を向けた場合、時に不評を招く2つのアイデアが、検討課題として存在する。アウトソーシング／オフショアリングと標準化だ。ビジネスパートナーは中堅企業であってもこうした可能性に目を向けており、ITマネジャーとしてのあなたにも同じことを求めてくるだろう。

　業務を社内であれ社外であれ、今よりも低いコストでできる場所に移すことは、「フラット化する世界」の自然な成り行きだ。こうした選択肢を検討するだけでも、自らの経費削減や、削ることで成果を高める方法探しの一助となるだろう。これに目を向けることで、経費水準について考えることもできる。ビジネスパートナーは、あなた自身の会社のコストで競争ができているかどうかを知りたがっている。

　標準化はもう1つの効率化の道だ。余分なシステム、そして余分なビジネスプロセスも取り除くことができるだろうか。電子メールシステムが幾つあるのか、標準のデスクトップ設定があるのか、会社の各拠点ごとに別々の人事システムがあったりしないだろうか。標準化は必ずしも歓迎されない。社員はテクノロジーを使って自分がやりたいことを自由にやりたがるものだ。しかし標準化で経費を削減でき、ITと会社を運営しやすくすることが可能だ。こうした行動によって、予算作成はもっと体にいい作業になり、ただの数字の羅列以上のものになる。

筆者のジェームズ・チャンピー氏は、情報技術サービス大手、米ペロー・システムズのコンサルティング業務担当会長兼戦略責任者。著書にベストセラーとなった「Reengineering the Corporation」（邦題：リエンジニアリング革命―企業を根本から変える業務革新／日本経済新聞社）、「Reengineering Management」（邦題：限界なき企業革新―経営リエンジニアリングの衝撃／ダイヤモンド社）、「The Arc of Ambition」、「X-Engineering the Corporation」などがある。