2009年03月16日 08時00分 公開
特集/連載

MS Office Liveで何ができるか?【Office Live Small Business後編】Office Live Small Businessのビジネスアプリケーション機能を使う

「Microsoft Office Live Small Business」で何ができるのか。後編では、グループウェア、ファイル共有、ワークスペースといった、よりユーザー同士のコラボレーション強化に特化した機能を解説する。

[中山一弘,エースラッシュ]

3つのビジネスアプリケーション

 「Microsoft Office Live Small Business(以下、Office Live Small Business)」では前回「Office Live Small Businessのメール/CRM/Webサイト作成機能を使う」で紹介した電子メール、顧客管理機能、Webサイト作成機能のほかに、3つのコラボレーション機能を利用できる。


  • グループウェア機能「Microsoft GroupBoard Workspace 3.0」
  • ファイル共有機能「ドキュメントマネージャ」
  • 専用ワークスペース機能「チームワークスペース」

 これら機能は権限を与えることでほかのメンバーも利用できる。5人分のユーザーアカウント、容量50Mバイト(最大)まで無料で利用でき、別途追加分を購入(有料)することもできる。それではこれらのアプリケーションで何ができるのかを見ていこう。

日本のビジネス環境に合わせた機能を盛り込んだグループウェア

 「Microsoft GroupBoard Workspace 3.0(以降、GroupBoard)」は、スケジュール管理機能のほかに、行き先掲示板、電話メモ、回覧板、タイムカードといった日本のビジネス環境に合わせた機能を盛り込んだグループウェアである。

スケジュールの共有

 GroupBoadの「スケジュールと設備予約」タブは、スケジュールを管理する機能だ。スケジュールは日・週・月に表示を切り替えることができ、週表示は個人別に表示される「週(人)」と登録ユーザーすべてのスケジュールを一覧で表示する「週(グループ)」の選択が可能だ。また、GroupBoadに登録したスケジュールは、Microsoft Office Outlook(以下、Outlook)と連携させることができ、オフラインでのスケジュール管理にも役立つ。

画像 GroupBoardのスケジュール管理画面。「操作」タブをクリックするとOutlookとスケジュールを同期させることができる《クリックで拡大》
画像 GroupBoardのスケジュールを同期したOutkookの予定表画面。画面左にOutlookに登録した予定表、画面右にGoroupBoardに登録しているスケジュールが表示される《クリックで拡大》

共有資産(リソース)の管理

 「リソース」タブは社内の共有資産を管理する機能だ。社用車やデジタルカメラ、プロジェクター、会議室といったリソースをユーザーが設定し、スケジュールと連携しながら設備予約や備品予約を行うことができる。リソースをグループ分けして管理することも可能で、例えば会議を設定する際など、会議室とプロジェクターをあらかじめグループ化しておくと1つひとつ別々に予約する手間を省ける。

画像 登録したリソースはスケジュール設定の画面に反映され、人、リソースの空き時間を一覧しながら、新しい予定を設定できる《クリックで拡大》
画像 リソースのグループ作成画面。例えば会議室とプロジェクターを合わせて「定例会議」というグループを作成したり、社用車とプロジェクターを合わせて「外部プレゼン」というグループを作成したりと、必要に応じて自由に設定できる《クリックで拡大》

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