MS Office Liveで何ができるか？【Office Live Small Business後編】

Office Live Small Businessのビジネスアプリケーション機能を使う

「Microsoft Office Live Small Business」で何ができるのか。後編では、グループウェア、ファイル共有、ワークスペースといった、よりユーザー同士のコラボレーション強化に特化した機能を解説する。

公開 2009年03月16日 08時00分

更新 2012年09月04日 18時14分

著者

中山一弘

[エースラッシュ]

印刷する Googleで優先するソースとして追加

3つのビジネスアプリケーション

　「Microsoft Office Live Small Business（以下、Office Live Small Business）」では前回「Office Live Small Businessのメール／CRM／Webサイト作成機能を使う」で紹介した電子メール、顧客管理機能、Webサイト作成機能のほかに、3つのコラボレーション機能を利用できる。

グループウェア機能「Microsoft GroupBoard Workspace 3.0」
ファイル共有機能「ドキュメントマネージャ」
専用ワークスペース機能「チームワークスペース」

　これら機能は権限を与えることでほかのメンバーも利用できる。5人分のユーザーアカウント、容量50Mバイト（最大）まで無料で利用でき、別途追加分を購入（有料）することもできる。それではこれらのアプリケーションで何ができるのかを見ていこう。

日本のビジネス環境に合わせた機能を盛り込んだグループウェア

　「Microsoft GroupBoard Workspace 3.0（以降、GroupBoard）」は、スケジュール管理機能のほかに、行き先掲示板、電話メモ、回覧板、タイムカードといった日本のビジネス環境に合わせた機能を盛り込んだグループウェアである。

スケジュールの共有

　GroupBoadの「スケジュールと設備予約」タブは、スケジュールを管理する機能だ。スケジュールは日・週・月に表示を切り替えることができ、週表示は個人別に表示される「週（人）」と登録ユーザーすべてのスケジュールを一覧で表示する「週（グループ）」の選択が可能だ。また、GroupBoadに登録したスケジュールは、Microsoft Office Outlook（以下、Outlook）と連携させることができ、オフラインでのスケジュール管理にも役立つ。

GroupBoardのスケジュール管理画面。「操作」タブをクリックするとOutlookとスケジュールを同期させることができる《クリックで拡大》

GroupBoardのスケジュールを同期したOutkookの予定表画面。画面左にOutlookに登録した予定表、画面右にGoroupBoardに登録しているスケジュールが表示される《クリックで拡大》

共有資産（リソース）の管理

　「リソース」タブは社内の共有資産を管理する機能だ。社用車やデジタルカメラ、プロジェクター、会議室といったリソースをユーザーが設定し、スケジュールと連携しながら設備予約や備品予約を行うことができる。リソースをグループ分けして管理することも可能で、例えば会議を設定する際など、会議室とプロジェクターをあらかじめグループ化しておくと1つひとつ別々に予約する手間を省ける。

登録したリソースはスケジュール設定の画面に反映され、人、リソースの空き時間を一覧しながら、新しい予定を設定できる《クリックで拡大》

リソースのグループ作成画面。例えば会議室とプロジェクターを合わせて「定例会議」というグループを作成したり、社用車とプロジェクターを合わせて「外部プレゼン」というグループを作成したりと、必要に応じて自由に設定できる《クリックで拡大》

GroupBoard版、“仕事”機能

　「今後の予定」は、Outlookの「仕事」機能と似ており、いわゆるToDo管理ができる。今後の作業予定を担当者や重要度、達成率で管理できる。

今後の予定入力画面。「タスク名」には作業名称を入力し、重要度や進行状況はプルダウンメニューで選択する《クリックで拡大》

タスク名をクリックし「アイテムの編集」を選択してタスク管理を行う《クリックで拡大》

非稼働日の設定

　「祝日」タブは休日を設定する機能だ。暦上の祝日（国民の休日）があらかじめ登録されているが、別途有給休暇や夏季休暇などの休日をユーザー自身で追加することができる。設定した休日はスケジューラに反映される。

「祝日」タブを開いた画面。あらかじめ登録されている休日編集・削除する場合は、マウスオーバーすると表示されるプルダウンメニューから行う《クリックで拡大》

「新規」をクリックすると新しい休日を設定できる《クリックで拡大》

行き先管理

　「行き先」タブではホワイトボードのように現在のユーザーの行き先管理を行える。外出予定を登録しておくと共有メンバーが確認できるので、外出や出張などオフィスを離れる予定はここに入力しておく。

「行き先」タブを開いた画面。不在のメンバーがどこへ行っているかがすぐに分かる。外出していないメンバーは在席と表示される《クリックで拡大》

デフォルトでは「行き先」には何も表示されていないので、まずは「新規」をクリックして共有するメンバーを登録し、外出予定の詳細を入力しよう《クリックで拡大》

電話メモ

　「電話メモ」タブは電話の内容をメモとして残しておける機能だ。外出していたユーザーが帰社または帰宅後にGroupBoardにアクセスし、「電話メモ」タブを開くことで内容を確認できる。

電話メモの一覧画面。電話メモを残す場合は「新規」をクリックし、各項目に必要事項を入力後、保存する《クリックで拡大》

回覧板で情報共有

　「回覧板」タブでは名前の通り、回覧板のように情報共有を行える。「回覧」と「通達」が選べ、「回覧」は複数メンバーでの情報共有に、「通達」は特定ユーザーとの情報共有に使うなど、使い分けると便利だろう。

回覧板画面。ユーザーは内容の確認だけでなく、編集も可能だ《クリックで拡大》

回覧板作成画面。表組みの挿入やファイル添付も可能だ《クリックで拡大》

タイムカードで出退勤の管理

　「タイムカード」タブでは毎日の出退勤状況を管理できる。あらかじめ「設定」ボタンで定時の勤務時間、深夜残業と見なす時間、締め日などを設定しておけば、毎日出勤・退勤時刻を入力するだけで自動的に残業時間が計算される。「データシートの作成」ボタンをクリックすると、各入力項目が反映されたMicrosoft Office Excel（以下、Excel）に似た行列入力のシートが表示され、その場で編集も可能。そこからボタン1つでExcelやAccessへインポートしたり印刷したりできる。

「タイムカード」タブを開いた画面《クリックで拡大》

Excelと同じように編集作業を行えるデータシート。画面右側の「Office Links」で、ExcelやAccessへのインポートや印刷を行える《クリックで拡大》

Excelにインポートしたデータシート《クリックで拡大》

グループでドキュメントを共有する「ドキュメントマネージャ」

　「ドキュメントマネージャ」はローカルに保存しているMicrosoft Office文書や画像などのファイルをアップロードし、グループで共有するための機能だ。Microsoft Office文書の管理に特化した「ドキュメントライブラリ」と、画像ファイルの管理に特化した「画像ライブラリ」がある。複数文書や画像の同時アップロードも可能だ。

ドキュメントライブラリ

　「ドキュメントマネージャ」はMicrosoft Officeアプリケーションと連動しており、グループのメンバーは「ドキュメントライブラリ」にアップロードされたファイルを閲覧／編集できる。

ドキュメントライブラリ画面にはアップロードしたファイル名が一覧表示される。ファイル名をクリックすると対象のMicrosoft Officeアプリケーションが起動し、ファイルの中身を閲覧／編集できる《クリックで拡大》

複数ファイルを一度にアップロードしたい場合は「アップロード」から「複数ドキュメントのアップロード」を選択し、任意のファイルを指定する《クリックで拡大》

画像ライブラリ

　「画像ライブラリ」は画像ファイルの共有に特化した機能で、アップロードしたファイルはサムネイル表示される。サムネイルをクリックするとオリジナルサイズの画像やファイルサイズ、アップロードしたメンバーが記入した画像の説明などを閲覧できる。また、「Microsoft Office Picture Manager」を利用して複数の画像ファイルをまとめてアップロードすることもできる。

「画像ライブラリ」は画像ファイルを複数メンバーで共有する機能だ《クリックで拡大》

「複数の画像をアップロード」を選択するとMicrosoft Office Picture Managerが起動し、アップロードする画像を複数選択できる《クリックで拡大》

チームプロジェクトの共有ワークスペース「チームワークスペース」

　「チームワークスペース」はオンラインでの共同作業や情報交換ができるスペースだ。Microsoft Office文書を共有する「共有ドキュメント」、チームで1つの予定表を共有する「予定表」、簡単な伝言を残す「お知らせ」、ToDoを登録する「タスク」、プロジェクトに関係するWebサイトを共有する「リンク」、メンバー同士で意見交換ができる「チームディスカッション」といった機能を使うことができる。

　「共有ドキュメント」機能は前述したドキュメントマネージャと、「予定表」「お知らせ」「タスク」といった機能はGroupBoadの各機能と変わらないので、ここでは特徴的な「チームディスカッション」機能を見ていこう。

チームで掲示板を活用「チームディスカッション」

　「チームディスカッション」は分かりやすくいえば掲示板のような機能で、メンバー同士がインターネット上で意見交換できる。メンバーが特定のディスカッショントピックを登録するとそれに返信する形でメンバー全員がコメントできる。ディスカッショントピックにはファイル添付も可能なため、「意見交換しながらプレゼン資料をブラッシュアップしていく」などといった共同作業が容易にできる。

会話の内容に返信することで掲示板のように使える「チームディスカッション」《クリックで拡大》

「チームディスカッション」タブの「新規」をクリックし、開いた画面で議題を「件名」に、ディスカッション内容を「本文」に入力する《クリックで拡大》

新しいワークスペースの追加

　また、チームワークスペースでは、予定表、共有ドキュメントなどの各機能をWebパーツとして区別し、それらを組み合わせて別のワークスペースをユーザー自身で作成することが可能だ。「顧客ワークスペース」「標準の会議ワークスペース」「空の会議ワークスペース」「意志決定会議ワークスペース」「Wikiワークスペース」「社交行事会議ワークスペース」「空のワークスペース」などがテンプレートとして用意されており、目的に応じたテンプレートを選ぶとよい。

ワークスペースを追加するには「ビジネスアプリケーション」のメニューにある「アプリケーションの追加」をクリックする《クリックで拡大》

テンプレートの1つとして選べるWikiワークスペース。Wikiサイトをメンバーで作成・拡張することができる《クリックで拡大》

機能は申し分なし、有料オプションを利用すればメインツールになり得る

　Office Live Small Businessの主な機能を2回にわたって紹介してきたが、このサービスはスケジューラや電子メールなどの機能だけでなく、使い勝手を考慮した工夫が組み込まれている。各ビジネスアプリケーションやワークスペースに追加するWebパーツを組み合わせて利用することで、さまざまなビジネスシーンにマッチさせられるだろう。「まずはオンラインで情報共有をしてみたい」といった小規模企業の要求に応えるには十分なサービスといえる。しかし、ビジネスアプリケーションの無料利用の上限はアカウント5人分、容量50Mバイトなので、本サービスを社内のメインツールとして活用するにはいずれ有料オプションが必要になるだろう。

　最後に、各機能のレスポンスが若干遅いことを不満点として挙げておきたい。本稿執筆時の筆者のPC環境はCore 2 Duo E6750／メモリ2Gバイト搭載、Windows Vista Ultimate、Internet Explorer 7、インターネット回線はBフレッツだが、入力して登録という簡単な作業で数秒、場合によっては10秒近く待たされることもあった。今後のレスポンス改善に期待したい。

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中山一弘

Office Live Small Businessのビジネスアプリケーション機能を使う

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