Microsoftは営業活動の業務にAIツールを導入し、約9億円相当の生産性向上を実現した。導入したツールと、その活用方法とは。
Microsoftは提案活動の効率化を図るべく、AI(人工知能)ツールを活用している。その狙いは、増え続ける「提案依頼書」(RFP)や「情報提供依頼書」(RFI)に対する回答の作成をスムーズに実施することだ。
RFPおよびRFIは、企業や政府などの発注者が製品やサービスを調達するために、受注先の候補に送る文書を指す。製品やサービスの提供事業者はRFPやRFIの内容を踏まえて提案し、契約の獲得を目指す。
Microsoftは提案活動においてどのようなツールを活用したのか。その効果と併せて解説する。
従来Microsoftでは、提案書の作成を営業チームが全面的に担っていた。しかし、この業務負担により、営業担当者は顧客との対話や、人脈の構築に割ける時間が限られていたという。
この問題を解決するため、同社は中央集約化された提案チームを設立。このチームは、以下2つの役割を担うものだ。
Microsoftは2020年にRFP管理ツール「Responsive」を導入。RFP管理のワークフロー効率化と、グローバル規模での業務拡大を進めている。
Responsiveには、提案書関連のナレッジを一元管理するリポジトリや、プロジェクトコラボレーション機能などが含まれる。リポジトリには提案書に関する情報が蓄積されており、営業チームはこれを活用してRFPの回答作業を迅速化できる。
ジョーダン氏によると、このリポジトリは提案チームが5年間かけて約2万件の文書を収集、整理したもので、提案に関する質問や回答テンプレートなどを検索できる。Microsoftの数千人の営業担当者が活用しており、年間600万ドル(約9億円)相当の生産性向上が実現されたという。
Responsiveのプロジェクトコラボレーション機能を活用すれば、RFPを直接アップロードして、主題専門家(SME)に質問を割り当てて進捗状況を確認したり、正確性とコンプライアンスの審査をスムーズに実施したりできる。
MicrosoftのRFP管理プロセスは、Responsiveを活用することで大幅に改善された。2025年初頭には、AIによる提案書の自動作成機能を本格運用する計画だ。サンドボックス(テスト環境)で同ツールの生成AI機能を検証し、複雑な提案書の初稿を作成して従業員の時間を節約できたという。
Responsiveの生成AI機能は、ツール内のライブラリだけでなく、社内ポータルサイト構築ツール「Microsoft SharePoint」(以下、SharePoint)内の技術文書といった外部データからも情報を取得し、提案書の初稿を自動生成できる。これにより、営業担当者や提案管理者は、時には数百もの質問を含むRFPをワンクリックで記入できるようになる。「ツールを活用することで、初稿作成に掛かる時間を93%短縮できた」とジョーダン氏は話す。
提案チームは、民間企業向け案件や公共セクター向け案件を想定したサンプルEFPでAI機能をテストし、良好な結果を得たという。2025年1月には正式に運用を開始し、同年春にはMicrosoftの全営業担当者への展開を計画している。
次回は、MicrosoftがResponsive導入の過程で直面した課題について解説する。
米国Informa TechTargetの豊富な記事の中から、さまざまな業種や職種に関する動向やビジネスノウハウなどを厳選してお届けします。
Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.
生成AIのビジネスへの適用が加速しているが、一方でサイバー犯罪・攻撃に利用されるケースも増えてきた。そこで、生成AIを用いたサイバー犯罪・攻撃の進化について深く掘り下げるとともに、これらの対処方法についても解説する。
企業がイノベーションを起こせるようにするには、インテリジェントでリアルタイムな意思決定ができる組織への変革が必要だ。その変革を主導する経営幹部が必要とするものを提供してくれるAIエージェントがあるという。
急増するITサービスとIT資産の管理運用に、課題を抱えている組織は少なくない。予測分析や問題解決の迅速化、生産性の向上を実現するためにはどうすればよいのか。本資料では、解決策としてAIエージェントを活用する方法を解説する。
意思決定や計画、行動を自律的にこなす「AIエージェント」に対する関心が高まる一方、実装に向けては、データの正確性やアクセスの制御など、多くの課題が立ちはだかる。その解決策や、代表的なユースケースなどについて、詳しく解説する。
ビジネスにおける生成AI活用が広がる中、コンタクトセンターでも生成AIを使って業務改善につなげる動きが加速している。オペレーターと顧客とのやりとりに生成AIを活用することで、どのような成果が生まれるのか。本資料で解説する。
「テレワークでネットが遅い」の帯域幅じゃない“真犯人”はこれだ
ネットワークの問題は「帯域幅を増やせば解決する」と考えてはいないだろうか。こうした誤解をしているIT担当者は珍しくない。ネットワークを快適に利用するために、持つべき視点とは。
「サイト内検索」&「ライブチャット」売れ筋TOP5(2025年5月)
今週は、サイト内検索ツールとライブチャットの国内売れ筋TOP5をそれぞれ紹介します。
「ECプラットフォーム」売れ筋TOP10(2025年5月)
今週は、ECプラットフォーム製品(ECサイト構築ツール)の国内売れ筋TOP10を紹介します。
「パーソナライゼーション」&「A/Bテスト」ツール売れ筋TOP5(2025年5月)
今週は、パーソナライゼーション製品と「A/Bテスト」ツールの国内売れ筋各TOP5を紹介し...