下位互換性

　常に問題になるのが、Office2003または2007で2010のファイルを読み取れないことだ。古いバージョンでOffice 2010のファイルを開くには、たとえ書式設定に影響が出ても、古い形式で保存しなければならない。筆者としては、組織全体で使用するOfficeのバージョンをそろえてから、新しいバージョンを導入することをお勧めする。綿密に計画を立てて、全ユーザーが使用するバージョンを統一してから新版を導入することで、下位互換性問題の発生を抑えられる。

ExcelおよびExcelのマクロ

　Excelではセキュリティ機能の強化がなんとしても必要だ。以下、ポイントを挙げる。

• ユーザーに応じて使い分けができる複数のセキュリティレベルが必要だ。例として、財務報告用の複雑なスプレッドシートについて考えてみよう。財務アナリストは、このExcel文書に、給与などの機密データを含むビジネスインテリジェンス（BI）を組み込んでいるとする。これらのExcel文書は、財務アナリスト以外に、予算を任されている管理者たちも使用するが、機密データは管理者たちの目に触れてはならない。Excelのデータが外部データベースにエクスポートされる場合、この点は特に重要だ
• 各セキュリティレベルとActive Directoryのユーザー権利とを関連付けられる
• ワークシートの保護はセキュリティ機能ではない。一例を挙げよう。私は、多数のBIを組み込んで、セルを保護したスプレッドシートを使っている。データ入力用のセルではなく、保護されたセルの1つにデータを入力しようとしたところ、このセルにデータを入力するにはシート全体の保護を解除する必要があるという趣旨の警告メッセージが表示された。そこで、シートの保護を解除し、データを入力したのだが、保護されていた数式が消えてしまった。結局、このExcelファイルは削除して、最初から作り直すことになった

　私の会社ではExcelの新バージョンに移行するたびに、開発者が数カ月かけてExcelのマクロを更新する。時間がかかるし、計画策定やテストの手間も発生する。これは、他のOfficeアプリケーションのマクロやプラグイン、ひょっとしたらWordテンプレートでも同じだろう。新しいソフトウェアのテストに必要な時間によって、Office 2010を導入できるタイミングが決まる。ただし、Office 2010はスイート全体を導入する必要はないため、例えば、WordやOutlookは2010にアップグレードし、Excelは2007を維持することもできる。

Word

　「変更履歴」機能で、変更を行ったユーザーのイニシャルが消され、現在の編集者のイニシャルに置き換わる場合がある。原因は定かではないが、Word 2007からWord 2010に移行したことが原因の可能性がある。

お騒がせなOfficeボタンを経て、再び原点へ

　筆者は、Officeのオンラインヘルプにある「［ファイル］メニューは、Officeボタンに置き換えられています」という一文が好きだ。

　それが今度は、「Officeボタンは、［ファイル］メニューに置き換えられています」と書き換えられるのだから、結局、元に戻ったようだ。

　図1と2は、それぞれOffice 2010のOutlookとWordの画面を示している。がらりと趣を変えて、以前の“タブ”型のUIに戻り、機能を編成し直している。Word（図2）では、「ファイル」タブに「最近使用したファイル」という項目が組み込まれている。また、頻繁に使用する項目は、最上部にあるクイックアクセスツールバーに追加できる。

図1：Outlook 2010のリボンメニュー《クリックで拡大》

図2：Word 2010。緑の枠部分がクイックアクセスツールバー《クリックで拡大》

　ソフトウェアのアップグレードに踏み切る決め手の1つは、新機能に対するニーズだ。例えば、Excel 2010のPowerPivotなど特定の機能をユーザーが必要とするのであれば、Excelを早期に導入することもあるだろう。ただし、くれぐれも「あれば便利な」機能と「必要な」機能を混同しないようにしたい。

　Windows 7の新規導入に続いてOffice 2010を導入する場合、ユーザーが適応しなければならない変化は大きい。ユーザーが特定の機能の操作を習得できた矢先に、機能が変わる。長い目で見れば負担は少ないかもしれない。また、ヘルプデスクに届くユーザーの不満の声以外では、実際に生産性がどれだけ落ちるかを数量化することは難しいが、操作を習得するために時間と労力が割かれるのは必至だ。

　「最新で最高の」バージョンという理由で、Office 2010をユーザーに押し付けてはならない。機能の中には、他の機能と比べて組織に与える影響が大きいものがある。テスト環境でOfficeを十分にテストし、一部の上級ユーザーを対象に試験導入を実施することが重要だ。試験導入では、各自のペースで新しいアプリケーションを実際の業務に取り入れられるだけでなく、サポートに問い合わせをしなくても、問題を解決できるだけの知識を持ち合わせているユーザーを対象にする。この手順を踏むことで、評価プロセスの期間を短縮できるだろう。

　次回は、Outlookの機能、ユーザーのトレーニング、解決が必要な問題について説明する。