Computer Weekly製品ガイド業績を上げるための経費管理

経費管理はITを活用して2桁台の経費を削減できる分野の1つだ。

[Marcus Austin，Computer Weekly]

　英国企業は年間約100億ポンドの経費申請を処理しているが、ITを使ってその出費を管理している企業は驚くほど少ない。ほとんどの経費管理サプライヤーによると、大企業および中堅企業の40〜70％はいまだにExcelや手書きの書類を前提としたシステムを使って経費を計算している。この割合は2014年の80％に比べれば減少したものの、それでもまだ異常に高い。

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　セキュリティ企業Oktaの最新調査によれば、経費管理（EM）アプリケーションの採用に関して英国は米国に大きく後れを取っており、米国の43％に対して英国は16％にすぎない。EMシステムを導入し、特に従来型のExcelや紙ベースのシステムと入れ替えれば25％前後の利益が見込めることを考えると、衝撃はさらに大きい。

クラウドが取り去る参入障壁

　ではなぜ企業は経費管理ツールを導入しないのか。その質問に対する答えとして、かつては

• 多様なバックエンドシステムとの統合
• オンプレミスシステムの導入、構築、運用に掛かるコストと時間
• 利用できる製品の柔軟性の欠如や使いにくさ
• 人事や経理部門を中心とする社内の惰性

などが挙がっていた。

　だがクラウドベースEMの登場で、主な技術的、コスト的な参入障壁の全てとは言わないまでも、多くが今や過去のものとなった。KDS、Software Europe、Concur Technologies、Coupa Softwareなどのクラウドネイティブソリューションは、かつてのERPや会計モジュールと違って、直ちに投資回収（ROI）が実現し、新機能が加わることで継続的な投資回収が見込める。

　業界は最初の大きな課題の1つとしてEMとバックエンドシステムの統合に取り組み、この分野に重点を置くサプライヤーの大半は、主要ERPおよび会計アプリケーションと自社のシステムとの連携に力を入れている。

　多くのEMビジネスはさらにその先を行き、今やクレジットカードや法人カードの発行業者、Uberなどのオンライン旅行サービス、従来のホテルチェーンや航空会社といった多様な交通および決済関連のエコシステムとの統合を進めている。

既製製品との統合

　確立された大手の製品を選ぶメリットの1つは、既製製品と連携させて幅広いサードパーティーソースのデータを利用できる点にある。SAP傘下のConcurが運営するサードパーティープロバイダーのアプリストアでは、経費管理システムとのコネクターを何百種類も提供している。

　小規模サプライヤーは、動きは速いかもしれないが統合の選択肢が少ないために初期の開発プロセスに時間がかかったり問題が生じたりすることもある。KDSは一般的なEMプロジェクトを開発して始動させるまでに約2カ月を要するとしているが、従業員にモバイルアプリの利用を奨励してデータ取得を始めてもらえば、バックエンドシステムを会社のERPや会計システムと連携させる作業が完了しないうちから、直ちにコスト削減や効率性の向上が実現する。

　クレジットカードや法人カード発行会社との連携は、EMシステムを導入しようとする企業にとって必須要件の筆頭に置く必要がある。カードシステムと連動させれば、会社は不正支出に対する第2の防衛線を張ることができる。領収書は購入した品目と正確に照らし合わせて故意による二重支出を防止できる。会社が自社の経済状態を正確に把握することも可能になる。カード決済の記録は、領収書が届く何日も何週間も何カ月も前にシステムに表示される。

企業にコンシューマー型エクスペリエンスを

　使いやすさはEM市場における重点開発分野の1つであり、多くのサプライヤーはできるだけ少ないクリック数でユーザーが経費申請を提出し、管理者が報告を見て申請を許可できることを目指している。

　この「ゼロへの競争」の一環として、EM市場の主要プラットフォームはデスクトップからモバイル端末への移行が進む。Software Europeのモバイルアプリケーションは100万人以上のユーザーに利用され、そうしたアプリを積極活用してもらうために相当量の調査研究をユーザーインタフェースに注ぐ。ほとんどのユーザーインタフェースは、従来の法人向けアプリのように大量のクリックを要する設計ではなく、コンシューマー向けアプリのような直感的に使える設計を採用し、端末に内蔵された多くの機能を使って出費データを取得できるようにしている。

　KDSのダイアリーシステムは、従業員のOutlookカレンダーを読み込んで会議の情報をシステムに自動入力する。例えばStarbucksで午後4時に頼んだ2杯のコーヒーは、4〜5時の特定顧客とのミーティングに一致するため、代金はその顧客やプロジェクトに割り振られる。

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