業務をラクにする！ SMBのExcel活用術【第1回】「脱・Excel」から脱するためのExcel活用
多くの企業で活用される万能ツール、Excel。大手企業を中心に脱・Excelの流れが強まっているが、これまで築いてきた資産をそう簡単には捨てられないはず。コストを掛けずにExcelを生かす方法を考えよう。
ご存じの通りマイクロソフトの表計算ソフト「Office Excel」（以下、Excel）は、一般的な表計算ソフトとしての王道的な使い方からグラフ、データ分析まで幅広く応用でき、とても利便性が高いアプリケーションだ。実際に中堅・中小企業では、まだまだExcelが業務アプリケーションの主役であるところも多く、これまで蓄積してきた膨大なデータ資産がある。
大企業の中では、基幹システムの見直しを機にExcel依存のITを見直す「脱・Excel」の方向に向かっているところもあるようだ。だが、現在のような未曽有の経済危機の中で中堅・中小企業が生き残っていくためには、むしろ従来のリソースを最小のコストで最大活用し、企業競争力を高めていくことも必要だろう。
そこで本稿では「業務をラクにするExcel活用術」をテーマに、使い慣れたExcelを駆使して業務効率を高める方法について、支援ツールの紹介を交えながら見ていきたい。だが、一口にExcelで業務効率を高めるといっても、その活用法や手段は広範囲にわたる。ここでは「Excelデータの事務処理」「ExcelデータのWeb化」「Excelデータの分析」という3つのテーマに絞って解説したい。
第1回となる今回は、Excelでスムーズに事務処理を行えるツールやソリューションについて紹介しよう。
見積書・請求書・売上伝票などを作成
「見積」「請求」「売上」「納品」といった事務処理であれば、使い慣れたExcelの機能だけでもかなりの処理をカバーできる。もしVB（Visual Basic）もしくはVBA（Visual Basic for Applications）の知識を持つ担当者がいれば、一から自社に合った見積・請求管理システムを開発し、データ入力から登録までの作業を一元的に管理することも可能だろう。また開発が面倒であれば、有償／無償のアプリケーションやテンプレートを利用する手もある。
例えば、Rifnet Software（リフレわかやま）の「エクセル de 見積請求α」（画面1）は、基本的な顧客マスターや商品マスターの登録から、顧客・商品の検索、顧客ごとの商品単価の変更、伝票ごとの入金管理、伝票の印刷、運送業者（佐川急便／ヤマト運輸）の送り状印刷まで、柔軟に対応できる見積・納品・請求システムだ。見積・納品・請求は画面メニューで切り替えられて便利だ。このアプリケーションは有償版（1万500円）のほか、無償のトライアル版も用意されている。
あらかじめ用意されたテンプレート（ひな型）を利用し、それを自社の業務にカスタマイズする方法もお手軽である。テンプレートは、マイクロソフトのOffice Online（画面2）などの公式サイトから入手できる。見積書、発注書、経費明細、出荷伝票、納品書、受領書、請求書などが用意されているが、種類はあまり多いとはいえない。そこで、必要に応じてほかのWebサイトや市販の雑誌などから手に入れるとよいだろう。
Excelで簡易ワークフローを作る
さて、Excelで作成したビジネス文書を利用する際、個人事業主であれば業務が自分の作業内で完結するため、その流れをそれほど気にしなくてもよいかもしれない。しかし企業として組織単位で業務を行う場合には、承認や稟議（りんぎ）といったビジネスフローが発生する。ここからは、Excelファイルの業務活用におけるポイントとなり得るワークフローツールについて見ていこう。
簡易的なワークフローを取り入れる場合、旧バージョン（2000、2002など）のExcelが本体のみでファイル回覧ができる機能を搭載しているので、これを利用しよう。ただし、回覧ユーザーはメールクライアントとしてOutlook Expressを使用する必要がある。また、自分のアドレス帳に回覧するユーザーのアドレスが登録されていることも前提だ。これにより、ユーザーC→同B→同A、そして自分に戻すという流れで、Excel添付ファイルをOutlook Expressで自動送信することができる。
まず回覧させるファイルを開き、メニューの［ファイル］−［送信］−［回覧先］と進み、回覧先を設定する画面を開く。そこで「アドレス帳」ボタンを押して送り先を選択、「宛先」ボタンから［メッセージの受信者］にアドレスを追加する（画面3）。ここで件名やメッセージを入力して「回覧」ボタンを押すと、処理方法が記載されたメールが受信者に届く仕組みだ。なお回覧方法としては、前述のように順番に送るほか、全員に一斉配信することも可能だ。
ユーザーCにメールが届き、ユーザーCが添付ファイルを開いて内容を確認したら、Excelメニューの［ファイル］−［送信］−［次の回覧先］へと進む。「ファイルを＊＊（ここでは“B”）へ回覧する」にチェックを入れ、「OK」ボタンを押す（画面4）。すると今度はユーザーBにExcelファイル添付メールが送られる。最後に自分までメールが戻れば、すべての人が回覧し、ファイルを見たことになる。
画面3●Excelの旧バージョンに搭載されている回覧機能。メニューの［ファイル］−［送信］−［回覧先］と進み、アドレス帳から受信者のアドレスを追加。メッセージを入力して回覧順序を選択する《クリックで拡大》
画面4●ユーザーCに添付ファイル付きメールが届くので、内容を確認してExcelメニューの［ファイル］−［送信］−［次の回覧先］へ進む。回覧用紙の「ファイルを＊＊へ回覧する」をチェック（ここでは“B”）。「OK」ボタンを押すと、次のユーザーBに同様のメールが送られる《クリックで拡大》小規模な企業では、Excelで作成したビジネス文書を上長が承認が証明するために紙にいったん印刷してから押印して回覧するケースが一般的であろう。この場合、最終的にExcelの電子データと紙出力の内容が本当に同一であるかどうか確認しなければならないので手間が掛かる。
そこで電子印鑑ソフトを使うと、Excelファイル上に電子的に押印して回覧することができる。例えば、フリーウェアであるが「Excel電子印鑑」を利用すれば、Excel本体にアドインするだけで簡単に押印が可能になる。丸型、小判型の認印・データネーム印・ビジネス印に対応しており（画面5）、Excelファイルのセル選択時の右クリックメニューから印鑑の種類を選べる。名字が4文字でもフルネームでも認め印の押印が可能だ。前述の回覧機能と併せて利用すれば、ごく簡単なワークフローを実現できる。
既存の基幹システムと連携した本格的な処理も
Excelを使って業務を行う場合に、前述のような簡易的なワークフローで承認プロセスを構築するだけでは、セキュリティや内部統制の観点からは十分とはいえないだろう。権限を持つ人だけがExcelデータを入力・変更・更新できるようにするアクセスコントロールと、誰が、いつ、何を更新したのかが分かるバージョン管理も重要な要素となるからだ。
もし最新のExcel 2007を利用しているのであれば、それで作成した業務帳票と、統合情報共有基盤を構築する「Microsoft Office SharePoint Server 2007」とを組み合わて活用することもできる。Office SharePoint Server 2007の幅広い機能セットの中にはドキュメント管理機能があり、バージョン管理やアクセス監査などを含めた統合的なドキュメント管理が実現する。
Office SharePoint Serverの導入にはコストが掛かるものの、デザインツール「SharePoint Designer 2007」に関しては2009年4月から無償提供されるようになった。エンドユーザーでも汎用機能部品を組み合わせれば、Webベースの本格的な部門別アプリケーションをノンプログラミングで簡単に作れる。例えば、Excelベースの業務帳票に入力されたデータを、Office SharePoint Server 2007でデータベースライクにドキュメントライブラリに登録して格納することも可能だ。これらの帳票に対して指定したワークフローを実行したり（図1）、登録されたデータ類の検索、ソート、集計などの処理を業務ニーズに合わせて行える。
図1●統合情報共有基盤となる「Office SharePoint Server 2007」と、Office（Excel 2007）を利用したドキュメント管理の例。Excelベースの業務帳票に対してワークフローを実行するまたNTTデータイントラマートでは、「intra-mart Microsoft Office連携ワークフロー」を提供している。これは、同社のワークフローシステム構築基盤「intra-mart」と、Office SharePoint Server 2007およびOfficeクライアントを連携させ、内部統制に必要な稟議や決裁文書の証跡・履歴管理、文書管理や全文検索など、企業内の情報共有をサポートするものだ。日ごろから使い慣れたExcelやWordといったOfficeアプリケーションをワークフローの入出力画面として利用でき、また、休暇申請や経費精算などの各種申請書類を電子化することにより、ワークフローで業務プロセスを自動化することが可能だ。
このほかSharePoint Server 2007と連動するツールとして、テプコシステムズの「ePower/exDirector」も便利だ。こちらも、回覧するExcel帳票を作成し、SharePoint Server 2007のWeb画面を連携対象に設定するだけでワークフローを簡単に構築できる。承認依頼メールに記載されたURLを上長がクリックし、該当のExcel帳票を開いて更新→保存→審査→承認を繰り返す流れだ。Excel帳票中の項目値を判別し、内容によってワークフローの一部をスキップしたり、回覧ルートを変更することも可能だ。例えば、「100万円以下の申請ならば部長承認は不要」というように条件分岐を設定できる。
ところで、Excelと親和性が高いのは何もマイクロソフト製品だけではない。例えば、メディアフュージョンの「Excel Connector / Integrator」や、イノーバの帳票ワークフローソリューション「Innova Checkit」、アドバンスソフトウェアの「Excel Data Server」などを利用すれば、面倒な細かい帳票のカスタマイズやさまざまな基幹システムにも対応できるようになるのだ。
具体的には、このようなソリューションを利用するとExcelと基幹システム間のデータ入出力の統合をXMLベースで実現できる。基幹システム上で更新されたデータのみを自動検出してExcelシートとして発行し、ポータルサイトへ登録、さらにポータルサイトからの通知までを自動化する（図2）。また、受発注システムから人手で入力されていたデータをExcelシートに自動抽出して受注担当者へ渡し、ワークフローへ連携させる仕組みを構築するといったことも可能だ。
図2●メディアフュージョンの「Excel Connector / Integrator」による業務の自動化。まず基幹システムを監視・自動抽出した更新データからXMLデータを生成し、「Windows SharePoint Services 3.0」（WSS 3.0）上のExcel変換元ドキュメントライブラリに保存する。そしてExcel Connectorにより、そのライブラリから抽出したXMLデータをExcelテンプレートへ流し込み、ユーザー提出用ライブラリへ保存。ユーザーはそこから自動生成されたExcelシートを受信する《クリックで拡大》これらは、いずれもノンプログラミングで容易に開発できる（画面6）ほか、SAP R/3、IBMホストといった基幹システム群と連携したり、Oracle DatabaseやIBM DB2などの各種データベースも幅広くサポートしている（画面7）。さらに、日本版SOX法モジュールなども用意されており、内部統制にも対応する。より深部にわたって基幹系システムとの連携が可能になるわけだ。
画面7●「Excel Connector / Integrator」によるデータ連携の設定画面。各種の基幹システムやデータベースを幅広くサポートするもし予算が確保できるならば、本格的なデータ連携ソリューションを導入し、Excelの自動化システムを構築した方が、結果的に業務効率アップやコスト削減の近道になるかもしれない。いずれにせよ昨今の不況下で、Excelなどの使い慣れたソフトウェアを利用して従来のリソースを最大限に活用できるシステムを構築することは、中堅・中小企業にとって強力な武器になるだろう。
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