ご存じの通りマイクロソフトの表計算ソフト「Office Excel」（以下、Excel）は、一般的な表計算ソフトとしての王道的な使い方からグラフ、データ分析まで幅広く応用でき、とても利便性が高いアプリケーションだ。実際に中堅・中小企業では、まだまだExcelが業務アプリケーションの主役であるところも多く、これまで蓄積してきた膨大なデータ資産がある。
大企業の中では、基幹システムの見直しを機にExcel依存のITを見直す「脱・Excel」の方向に向かっているところもあるようだ。だが、現在のような未曽有の経済危機の中で中堅・中小企業が生き残っていくためには、むしろ従来のリソースを最小のコストで最大活用し、企業競争力を高めていくことも必要だろう。
そこで本稿では「業務をラクにするExcel活用術」をテーマに、使い慣れたExcelを駆使して業務効率を高める方法について、支援ツールの紹介を交えながら見ていきたい。だが、一口にExcelで業務効率を高めるといっても、その活用法や手段は広範囲にわたる。ここでは「Excelデータの事務処理」「ExcelデータのWeb化」「Excelデータの分析」という3つのテーマに絞って解説したい。
第1回となる今回は、Excelでスムーズに事務処理を行えるツールやソリューションについて紹介しよう。
「見積」「請求」「売上」「納品」といった事務処理であれば、使い慣れたExcelの機能だけでもかなりの処理をカバーできる。もしVB（Visual Basic）もしくはVBA（Visual Basic for Applications）の知識を持つ担当者がいれば、一から自社に合った見積・請求管理システムを開発し、データ入力から登録までの作業を一元的に管理することも可能だろう。また開発が面倒であれば、有償／無償のアプリケーションやテンプレートを利用する手もある。
例えば、Rifnet Software（リフレわかやま）の「エクセル de 見積請求α」（画面1）は、基本的な顧客マスターや商品マスターの登録から、顧客・商品の検索、顧客ごとの商品単価の変更、伝票ごとの入金管理、伝票の印刷、運送業者（佐川急便／ヤマト運輸）の送り状印刷まで、柔軟に対応できる見積・納品・請求システムだ。見積・納品・請求は画面メニューで切り替えられて便利だ。このアプリケーションは有償版（1万500円）のほか、無償のトライアル版も用意されている。
あらかじめ用意されたテンプレート（ひな型）を利用し、それを自社の業務にカスタマイズする方法もお手軽である。テンプレートは、マイクロソフトのOffice Online（画面2）などの公式サイトから入手できる。見積書、発注書、経費明細、出荷伝票、納品書、受領書、請求書などが用意されているが、種類はあまり多いとはいえない。そこで、必要に応じてほかのWebサイトや市販の雑誌などから手に入れるとよいだろう。
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