Ask The Expert
【Q＆A】バーチャル会議を成功に導くコツ
質問：わたしが最近働き始めた会社では、日常的に電話会議やインターネットを使ったプレゼン資料のやりとりが行われます。「バーチャル会議」はわたしにとってなじみが薄く、苦戦中です。バーチャル会議の効率性を高めるにはどうしたらいいのでしょうか。
バーチャル会議は面と向かって行う会議とは違う。しかしそのことは忘れられてしまいがちだ。労働力を分散させる戦略を採る企業がますます増える中、バーチャル会議の重要性は高まるばかり。バーチャル会議の進行と参加のためのポイントを幾つか紹介する。
一方通行と双方向通行の違いを認識する
電話会議の多くは一方通行、つまり、1度に1方向のみの音声が伝えられる。従って、意図的であれ無意識であれ、最も大きな音を出した人がその場を制する。大きなため息をついたり、紙でがさがさ音を立てたり、不愉快な保留音を鳴らしてしまって会議を中断させる人がいる。電話会議に出席中は、自分が話していないときは電話の音量を絞っておくことだ。
クリエイティブな手段で参加を促す
「これは筋が通っていますか」「ご理解いただけていますか」といった問い掛けに、否定で答える人はほとんどいない。有意義な形で参加してもらうためには、もっといい方法で質問する必要がある。「あなたの場合はどうですか」「これがうまくいくための要因は何でしょうか」といった質問だ。
出席者への提示内容を入念に管理する
自分のプレゼンテーションがどんな風に見えるか、さまざまな解像度でチェックしよう。アニメーションはWebで表示したときにうまく機能することを確認する。さまざまなソフトアプリケーションを使うつもりなら、それを適切に共有する方法を把握しておく。できれば事前にセットアップを済ませておこう。
コミュニケーションツールの機能を知っておく
1人の出席者が会議に待ったをかけて、趣味の悪い音楽を流して議事進行を妨害した場合、その人物を締め出すやり方を知っているだろうか。会議に誰かが出入りするたびに鳴るビープ音を切る方法は？ オペレーターに助けを求める方法は？ こうしたことをすべて把握しておく必要がある。
時々話を止めて反応をみる
ビデオチャットでない限り、バーチャル会議では出席者が見えない。結果として、その反応を読み取ったり、質問や意見があるかどうかを把握するのが難しくなるかもしれない。こうした状況下ではほとんどの人が、息をつく間もなく話し続ける傾向にある。単純な電話会議では特に、「口をはさむ」ことが難しい。少なくとも2分ごとに4呼吸おき、興味を持ってくれた出席者に参加するチャンスを与えよう。
出席者間のやりとりを促す
バーチャル会議はほとんどが司会者と出席者との会話になる。時には出席者同士のやりとりも必要だ。お互いに姿が見えない状況では難しいかもしれないが、意見や討論、そして時にはちょっとした論議を招くような質問を投げ掛けて、出席者同士の会話を促すといい。
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