質問：わたしが最近働き始めた会社では、日常的に電話会議やインターネットを使ったプレゼン資料のやりとりが行われます。「バーチャル会議」はわたしにとってなじみが薄く、苦戦中です。バーチャル会議の効率性を高めるにはどうしたらいいのでしょうか。
バーチャル会議は面と向かって行う会議とは違う。しかしそのことは忘れられてしまいがちだ。労働力を分散させる戦略を採る企業がますます増える中、バーチャル会議の重要性は高まるばかり。バーチャル会議の進行と参加のためのポイントを幾つか紹介する。
電話会議の多くは一方通行、つまり、1度に1方向のみの音声が伝えられる。従って、意図的であれ無意識であれ、最も大きな音を出した人がその場を制する。大きなため息をついたり、紙でがさがさ音を立てたり、不愉快な保留音を鳴らしてしまって会議を中断させる人がいる。電話会議に出席中は、自分が話していないときは電話の音量を絞っておくことだ。
「これは筋が通っていますか」「ご理解いただけていますか」といった問い掛けに、否定で答える人はほとんどいない。有意義な形で参加してもらうためには、もっといい方法で質問する必要がある。「あなたの場合はどうですか」「これがうまくいくための要因は何でしょうか」といった質問だ。
自分のプレゼンテーションがどんな風に見えるか、さまざまな解像度でチェックしよう。アニメーションはWebで表示したときにうまく機能することを確認する。さまざまなソフトアプリケーションを使うつもりなら、それを適切に共有する方法を把握しておく。できれば事前にセットアップを済ませておこう。
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