2007年05月18日 05時00分 公開
特集/連載

【Q&A】バーチャル会議を成功に導くコツAsk The Expert

質問:わたしが最近働き始めた会社では、日常的に電話会議やインターネットを使ったプレゼン資料のやりとりが行われます。「バーチャル会議」はわたしにとってなじみが薄く、苦戦中です。バーチャル会議の効率性を高めるにはどうしたらいいのでしょうか。

[David Christiansen,TechTarget]

 バーチャル会議は面と向かって行う会議とは違う。しかしそのことは忘れられてしまいがちだ。労働力を分散させる戦略を採る企業がますます増える中、バーチャル会議の重要性は高まるばかり。バーチャル会議の進行と参加のためのポイントを幾つか紹介する。

一方通行と双方向通行の違いを認識する

 電話会議の多くは一方通行、つまり、1度に1方向のみの音声が伝えられる。従って、意図的であれ無意識であれ、最も大きな音を出した人がその場を制する。大きなため息をついたり、紙でがさがさ音を立てたり、不愉快な保留音を鳴らしてしまって会議を中断させる人がいる。電話会議に出席中は、自分が話していないときは電話の音量を絞っておくことだ。

クリエイティブな手段で参加を促す

 「これは筋が通っていますか」「ご理解いただけていますか」といった問い掛けに、否定で答える人はほとんどいない。有意義な形で参加してもらうためには、もっといい方法で質問する必要がある。「あなたの場合はどうですか」「これがうまくいくための要因は何でしょうか」といった質問だ。

出席者への提示内容を入念に管理する

 自分のプレゼンテーションがどんな風に見えるか、さまざまな解像度でチェックしよう。アニメーションはWebで表示したときにうまく機能することを確認する。さまざまなソフトアプリケーションを使うつもりなら、それを適切に共有する方法を把握しておく。できれば事前にセットアップを済ませておこう。

コミュニケーションツールの機能を知っておく

ITmedia マーケティング新着記事

news122.jpg

「ペプシチャレンジ」で煽られて焦ったコカ・コーラの“痛恨のやらかし”とは?
長年の間「コーラ戦争」を続けてきたCoca-ColaとPepsi。マーケティング施策でも切磋琢磨...

news149.jpg

デジタル化する顧客体験に関する消費者と企業の認識ギャップ――ナイスジャパン調査
問い合わせの初動としてインターネットやFAQ検索をする人が約8割。デジタルチャネルによ...

news042.jpg

気象データは近未来のデータ 予測に基づき「役に立つ」広告を届ける
気象データを活用することでどのような広告コミュニケーションが可能になるのか。海外の...