FAX統合はコスト削減の第一歩

音声もFAXもメールで確認――ユニファイドメッセージの業務効果

メールにマルチメディアを統合する「ユニファイドメッセージ」。この手法を使って、業務課題やコミュニケーションの改善だけではなく、従来の通信機器・回線コストを削減する方法を解説しよう。

ユニファイドメッセージとは

　ユニファイドメッセージとは、ボイスメールやFAXなどを電子メールと統合し、そのメッセージを確認することを可能にするソリューションである。従来は各専用端末（機器）でしか受信して応答することができなかった音声やFAXなどのメッセージを、電子メールクライアントなどで一括して扱える。

　これまでのユニファイドメッセージの導入は、ボイスメールを電子メールと連携させ、メールクライアントまたはWebブラウザで活用するのが一般的だった。オフィスのPCを中心として業務を進める場合、このような形で音声メッセージを統合することで効率化が図りやすかったという背景がある。

　こうしたユニファイドメッセージの利用は、一定の効果は得られたが、メッセージを確認するデバイスがPC中心のため、ユーザーの利用シーンにおいては効果的な解決策とはなっていなかったケースもあった。企業の電話利用が固定電話から携帯電話などのモバイル端末へと変化するにつれて、音声メッセージをシステム連携する投資効果の考え方も変わってきているのだ。

ユニファイドメッセージのコスト削減効果は？

　こうした状況で、業務改善を実現し、かつコスト削減が可能なユニファイドメッセージとしてあらためて注目されているのは、FAXの統合だ。これまでもFAXを組み合わせたユニファイドメッセージは技術的に可能ではあったが、FAXをシステム上で統合することはあまり多くはなかった。

　複合機でのコピー／FAXの機能統合によりオフィスの機器削減が進んでいるが、企業によってはFAX専用機器がかなり存在し、利用頻度が低いにもかかわらず業務上そのまま運用しているところも多いのではないだろうか。「FoIP（FAX over IP）」とは、インターネットやイントラネットなどのTCP/IPネットワークを利用してFAXデータを送受信する技術である。VoIP（Voice over IP）環境に取り残されたFAX環境をネットワーク対応させることによって、ユニファイド（統合）された環境が実現する。FAXのユニファイドメッセージ統合は、企業でもまだまだコスト削減余地がある領域でもある。

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