「Insert Data From Picture」（画像からのデータ）機能を解説
ExcelのiPhone、Android版に加わった「紙の表をAIでデータ化」する機能とは
iOS版やAndroid版の「Microsoft Excel」に、カメラで撮影した表を自動認識してデータ化する機能が加わった。IT担当者は、有効性のテストとユーザートレーニングができるように、この機能の仕組みを把握すべきだ。
Microsoftは最近、表計算ソフトウェア「Microsoft Excel」のモバイルデバイス版に、画期的な方法でデータを入力できる新機能を導入した。IT担当者は、自社の既存ワークフローに取り入れる前に、この機能をテストしておくべきだ。
「Insert Data From Picture」（画像からのデータ）というこの人工知能（AI）機能は、「iPhone」や「Android」デバイス向けExcelの最新版に搭載されている。原稿執筆時点では英語版やドイツ語版など21言語版で利用可能だ（日本語版では利用できないが、一部のデバイスでは開発者向けのβ版をインストールすると利用可能）。
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エンドユーザーは画像からのデータ機能を使うと、紙に印刷された表を写真に撮り、そのデータをExcel形式でインポートして編集できる（画面1、2）。紙に印刷された表のデータを、手動でExcelに入力するという、時間がかかる面倒な作業をする必要をなくせるということだ。
「画像からのデータ」を理解する
企業は画像からのデータ機能を既存ワークフローに取り入れる際、まずはそのデータアップロードの仕組みを理解すべきだ。IT担当者がエンドユーザー向けに、この機能の使い方のトレーニングを実施しなければならない場合もある。
画像からのデータ機能は次のステップで利用できる。「App Store」または「Google Play」から、iPhone、Androidスマートフォン、またはAndroidタブレットにモバイルデバイス版Excelをダウンロードし、インストールする。モバイルデバイス版Excelを開き、ワークブック（Excelドキュメント）を新規作成する。ワークブックを開いた画面の左下隅のアイコンをタップし、画面最下部にツールバーを表示する。
ツールバーの中にある、画像からのデータ機能のアイコンをタップする。Microsoftのインテリジェントサービスを使用するかどうかの確認を求められたら、「オンにする」をタップする。エンドユーザーはこの操作を1回だけすれば済む。またExcelにデバイスのカメラの使用を許可する必要がある。
カメラ機能が起動するので、表の写真を撮る。表は赤い枠の中に収まるようにする。範囲の指定やプレビュー確認、内容編集といったプロセスを経て、表の内容をテキスト化する。
潜在的な問題と短所
他の同様の機能と同様、画像からのデータ機能は、データを正しく認識できるとは限らない。原因不明だが、一度認識に失敗しても、写真を撮り、適切にトリミングするプロセスを単純に繰り返すと成功する場合がある。場所に関するデータの表を使ったテストシナリオでは、2回目の試行で成功した。
大量のデータの表示と編集には、モバイルデバイス版よりもデスクトップ版のExcelを利用すべきだろう。エンドユーザーは画面最上部の「共有」アイコンをタップして、Excelドキュメントのリンクをメールで送信し、Excelのデスクトップ版でそのドキュメントを開ける。
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