SOX法は、業務方法をまとめたものではなく、また、企業がどのように記録を保存すべきかを示したものでもなく、どのような記録をどれだけの期間保存すべきかを規定している。同法は企業の会計関連業務だけでなく、企業の電子記録の保存を担当するIT部門にも影響する。
SOX法では、電子記録や電子メッセージを含むすべての業務記録を「5年間以上」保存しなければならないとされているためだ。違反した場合には罰金か禁固刑、またはその両方を科される。IT部門は、同法の要件を満たす経済的な方法で、企業記録のアーカイブを作成し、保守するという課題に直面していることになる。
SOX法の以下の条項は、電子記録の管理に影響する3つの規則を含んでいる。最初の規則は、記録の破棄、改変、偽造に関するものだ。
2つ目の規則は、記録の保存期間を規定している。これは公認会計士に対して定められたものだが、企業としても、これを参考にしてすべての業務記録を安全に保存するのが適切だ。
3つ目の規則は、保存する必要がある業務記録の種類を挙げている。その中には、業務に関するすべての記録と、電子通信の記録を含むすべての通信記録が含まれる。
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