上手に使い倒すには？
“Cc”ばかりの電子メールにうんざりしたら試したい「ソーシャルコラボツール」の魅力
ソーシャルコラボレーションツールの活用は、業務の流れを大きく変え、従業員とシステム管理者の両方にメリットをもたらす。しかし、従業員に喜んで受け入れてもらい、運用し続けるにはどうしたら良いだろうか。
「MyIT」のようなソーシャルコラボレーションツールは、システム管理者の負担も低減する（画像は米BMC SoftwareのWebサイトから）《クリックで拡大》
ソーシャルネットワーキングサービス（SNS）の要素を盛り込み、ネットワーク経由の共同作業を可能にする「ソーシャルコラボレーションツール」を導入すると、企業内のさまざまな情報に対するアクセス方法だけでなく、仕事のやり方を根本的に変えることができる。
電子メールやインスタントメッセージの代わりにソーシャルコラボレーションツールを使えば、従業員がソーシャルネットワークを介して共同作業を行うことができる。ブログやWikiに質問を投稿すれば、その答えを知っている社内の誰かがそれに回答する。「Googleドライブ」などのオンラインストレージや共有サービスを使えば、文書の共有や共同作業が可能だ。ソーシャルコラボレーションツールならば、情報の共有、文書の処理、提案、他の従業員の検索、ビデオ会議などのさまざまな作業を全て1つのプラットフォームの中で行うことができる。
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代表的ソーシャルコラボレーションツールの機能紹介
従業員にソーシャルコラボレーションツールを受け入れてもらうには
ソーシャルコラボレーションツールを導入すると、それまでシステム管理者が電子メールやプリンタなどの古い技術の管理業務に費やしていた無駄な予算やリソースを節約することもできる。また、日常生活でクラウドサービスやチャットツールを使う従業員が増えている中、仕事でもそうした機能を望む声が出てくるだろう。
だからこそ、システム管理者がソーシャルコラボレーションツールの機能を理解することが重要になる。機能を理解すれば、ツールを選んだり、ポリシーを設定したり、課題に対する期待を決めることができる。従業員が社外で共有できるファイルや情報の種類を制限してプラットフォームの安全を確保することもできる。
ソーシャルコラボレーションツールの導入における最大の難問は、どうすれば従業員がそれを利用してくれるかという点だ。ログイン回数が増えたり、ウィンドウの数や処理手順が多いツールは使いたくなくなってしまう。新しいソフトウェアが現行のワークフローに自然になじむようにする必要がある。
導入するソーシャルコラボレーションツールが従業員の期待に沿っていることも重要だ。従業員は普段から「Facebook」「Twitter」などのSNSになじんでおり、「SNSはこうあるべき」という既成概念を持っている。インスタントメッセージやグループメッセージ機能が使えること、直観的な操作でファイルやビデオや写真を共有できることをユーザーは期待している。そして何より、簡単に使えることを期待している。
また、導入後に従業員に受け入れてもらうためには、組織に対して新しいツールの情報を広く提供すること、スケーラブルなツールを選ぶこと、時間をかけてツールを浸透させることも、必要となるだろう。
コラボレーションツールで業務のプロセスはどう変わるか
組織全体の観点で見ると、ソーシャルコラボレーションツールは従業員間のコミュニケーションを全く新しい形に変えることができる。例えば、一般社員でも、上司を通さずに必要な人物から回答を得ることが可能になる。また、部署を越えたコミュニケーションも容易になる。
ソーシャルコラボレーションツールによって、電子メールの時代は終わりを告げるかもしれない。電子メールが完全になくなることはないとしても、その機能がソーシャルコラボレーションツールに吸収される可能性はある。
電子メールの短所
電子メールを読んだり返信したりするには膨大な時間がかかる。また、モバイルの時代になったいま、スマートフォンで長い電子メールのスレッドを読むのは現実的とはいえない。
ソーシャルコラボレーションツールならば、電子メールの短所を克服し、コメントやフィードバック、文書の共有を1カ所で行うことができる。電子メールには、時間のずれが生じる問題や、スレッドから抜けていた人に情報が届かないという欠点もあった。ソーシャルコラボレーションツールならば、非同期かつリアルタイムのコミュニケーションが可能なので、このような問題は解消される。こうした機能はCCに入れるべき人に限定されない。ソーシャルコラボレーションツールによっては、誰もが投稿や発言が可能なオープンフォーラム機能を備えたものもある。
ソーシャルコラボレーションツールがシステム管理者にもたらすメリット
ソーシャルコラボレーションツールを導入すると、社内に蓄積された知識やスキルを誰でも利用することができる。従業員が質問を投稿し、別の従業員から助言を得ることで、ITの基本的な問題を自力で解決できるようになり、IT管理者の負担も減る。
ヘルプデスク機能そのものを備えたコラボレーションツールもあり、その機能を使えば、IT部門による問題解決情報を記録し、社内全体で共有できる。Facebook風ヘルプデスクツール、米BMC Softwareの「MyIT」が好例だ。このツールでは、IT部門が問題を解決するとその解決方法が記録され、同じ問題に遭遇した従業員はそれを参照することができる。
ソーシャルコラボレーションツールを導入すれば、コミュニケーションは1つのツールに集約されるため、システム管理者は電子メールや社内イントラネットの管理にかかりきりにならずに済む。コンテンツのアーカイブやバックアップも簡単になる。さらに、システム管理者と従業員の間のコミュニケーションが容易かつ直接的になるので、両者の関係も良好になる。
ソーシャルコラボレーションツールの適合性を確認する
ただし、単に「ソーシャルコラボレーションツールを使いたいから導入する」というだけでは駄目だ。システム管理者は、「なぜそれを導入するのか」「会社としてそれにどんな機能を求めるのか」「情報を即時に手に入れられることが従業員にどのような価値をもたらすのか」といった、導入の目的をはっきりさせておく必要がある。他にも、従業員にソーシャルコラボレーションツールの利用を促すためにどのような動機付けを用意するのか、従業員のパフォーマンス指標やツールの使用状況をソフトウェアで追跡するのか否か、といったことも検討すべきだろう。
システム管理者は、ソーシャルコラボレーションツールに求める条件を設定し、適切な製品を選んだら、従業員の指導とトレーニングを実施して、仕事の仕方がどう変わるのかを示す必要がある。
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