Dropbox Businessは、さまざまな管理機能や拡張機能を備えた企業向けファイル共有サービスだ。導入に向けたメリットとリスクについて解説する。
Dropboxの「Dropbox Business」は、エンドユーザーにデバイス間のドキュメント同期や共有、共同作業などを可能にするツールを備えた企業向けサービスだ。同サービスの管理者は、アカウントの管理やデータアクセスの制御、エンドユーザーの行動追跡などを管理者用ダッシュボードから実行できる。
同製品は、「Dropbox for Team」として登場した当初に比べて大きな進歩を遂げた。基本的な機能を備えたファイル同期サービスから、より堅固なセキュリティを備え、企業のニーズに焦点を当てた総合的なコンテンツコラボレーションサービス群へと進化したのだ。
Dropbox Businessは、エンドユーザー間のドキュメント同期や共有、共同作業などの各種機能を提供する。ユーザーのファイルを一元管理されたデータセンターに保管することで、エンドユーザーがWindows搭載PCや「Mac」、スマートフォン、タブレットといった複数のデバイスからファイルへアクセスすることを可能にする。エンドユーザーは、ノートPCで行ったドキュメントの更新内容を、PCやスマートフォンに自動的に同期させることができる。最大120日間のバージョン履歴の表示や削除したファイルの復元も可能だ。
個人向けの「Dropbox」と同じクライアントソフトウェアを使用し、データを暗号化するのもDropbox Businessの特徴だ。Dropbox Businessを使用する企業は、チームフォルダ内のファイルをチーム外のエンドユーザーと共有できる。ファイルのリンクをパスワードで保護し、アクセス権限に有効期限を設定することで、Dropbox Businessアカウントを持たない組織外のエンドユーザーとファイルやフォルダを共有することも可能だ。
Dropbox Businessは、個人向けDropboxと違い、エンドユーザーの追加と削除、インボイス（請求書）確認をするための管理者用インタフェースを備えている。通常の個人向けDropboxユーザーは、Dropbox Businessアカウントに簡単にアップグレードできる。その場合、アップグレード後も、共有フォルダやリンクされたデバイスを含む個人向けDropbox使用時の全コンテンツや設定が維持される。エンドユーザーは、業務用と個人用のアカウントとファイルを別々に維持しつつ、両方のワークスペースに1か所からアクセス可能になる。
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