SharePoint Serverのビューでアイテムを新しい順に表示する：SharePoint Server Tips

日々アイテムが投稿・更新されるリストやライブラリは、新しいアイテムから順に表示されるビューが使いやすい。アイテムを新しい順で表示する方法を紹介する。

[近藤正俊、丹内幸男、井村克也，リアルコム]

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※この操作は、リスト・ライブラリの管理権限を持つユーザーを前提としている（この権限を含むアクセス許可レベルは、デザイン、フルコントロールである）。

　リストやライブラリは、作成したときに選択したテンプレートによってアイテムの並び順が異なる。これは、既定で作成されるビューの［並べ替え］の設定が異なるからだ。

　以下はお薦めの本や映画などを紹介するリストだ。カスタムリストで作成したリストは、「ID」列の昇順で表示される。「ID」列は、既定で作成されるがビューには表示されない列で、アイテムの識別番号が格納されている。

お薦め情報を共有するリスト《クリックで拡大》

　ここに、更新日時の順にアイテムが並ぶビューを追加してみよう。なお、詳細な追加方法については「SharePoint Serverで特定属性を持つアイテムのみを表示するビューを作成する」を参照してほしい。

　ビューの作成画面を開き、「並べ替え」の「最優先する列」で、下図のように［更新日時］［降順でアイテムを表示する］と設定する。

ビューを作成し、「並べ替え」の「最優先する列」で、図のように［更新日時］［降順でアイテムを表示する］と設定する《クリックで拡大》

　これで、作成したビューを表示すれば、更新日時が新しいアイテムから順に表示されるようになる。

更新日時が新しいアイテムから順番に表示される《クリックで拡大》

　なお標準ビューでは、列の名前の右側に表示される「▼」マークをクリックして［昇順］［降順］を選択し、その列を基準にアイテムを並び替えることもできる。ただし、この並び替えはエンドユーザーがやり方を知っている必要があるため、ビューの作成者があらかじめ適切な並び順を設定しておいた方が使い勝手がよくなるはずだ。

「▼」をクリックするとどの列で並び替えるかを変更できる《クリックで拡大》

利用すると便利なケース

　リストやライブラリの運用方法にもよるが、新しいアイテムが上位に表示された方が便利なことが多いだろう。特に情報を告知するリストや、処理が必要な申請書や届出書などを保管するライブラリなどでは、ビューの設定として新しいアイテム順に表示するようにしておくと、どのアイテムが新しいかがすぐ分かる。また、「2番目に優先する列」も使えるので、必要に応じて使用するといいだろう。

　なお、「SharePoint Serverのビューにアイテムを指定期間だけ表示する」で紹介した［[Today]］と組み合わせて、更新日から5日間までのアイテムを新しい順に表示することもできる。

並べ替え用の列を作る

　今回は「更新日時」列を［最優先する列］に設定したが、他の列で並び替えることもできる。その際「並べ替え」の対象となる列の種類が「日付と時刻」なら新しいアイテム順、古いアイテム順となるが、「選択肢」のような列で並べ替えする場合は、意図した順番に並べるために、選択肢の名前には並べ替え順を意識した連続する数字を付けておくとよいだろう。

「分野」列で並べ替えたリスト。「分野」列は選択肢なのだが、数字を付けておくことで意図的に並べ替えられる《クリックで拡大》

リストを見やすくするために、行に網掛けをする

　リストやライブラリで、ビューに表示するアイテムの行数が多くなると、どうしても見にくくなってしまう。これを見やすくするために、アイテムを1行置きに網掛けして見やすいビューにする。網掛けをするには、ビューの作成画面を開き、「スタイル」の「ビューのスタイル」で［網掛け］を選択する。

ビューを作成し、「スタイル」の「ビューのスタイル」で［網掛け］を選択する《クリックで拡大》

アイテムが1行おきに網掛けされた状態で表示される《クリックで拡大》

筆者紹介

リアルコム株式会社

プリンシパルコンサルタント　近藤正俊

シニアコンサルタント　丹内幸男

テクニカルコンサルタント井村克也

リアルコムでは情報共有基盤の構築やナレッジマネジメントの推進などの情報系分野に特化して、コンサルティングおよびシステム構築を行っており、SharePoint Serverのワークフローアドオン「Nintex Workflow」の国内販売代理店でもある。また、SharePoint Serverを利用する大手企業約40社が参加するビジネス・プロダクティビティ研究会（BP研究会）を主催。SharePoint Server活用の推進を目的とし、事例発表、調査研究、ディスカッションなど活発な活動を行っている。本連載執筆の近藤氏は、「2011 Microsoft MVP アワード（SharePoint Server）」を受賞している。