「従業員の経費処理の間違いを減らして」といわれたら“むちゃ振り上司”にこういわれたら【第4回】

とにかく煩雑になりがちな経費処理。従業員から提出された書類の間違いも多く、財務経理担当にとって気が重い作業だ。間違いを少なくして、処理を効率化するにはどうすればいいのか。

2013年07月01日 08時00分 公開
[原 幹,クレタ・アソシエイツ]

 財務経理部門で気が重い業務の1つが毎月の「経費精算」「交通費精算」といった経費処理だ。とにかく時間がかかり、提出された資料を整理したりファイルしたりするのが煩雑。とりまとめにもチェックに膨大な時間がかかる。金額や内容が間違っていれば、提出した本人に確認して正しいデータに直さなければならない。こうした面倒なことにならないためには、普段からどういった工夫をすればいいのだろうか? 上司に「従業員の経費処理の間違いを減らして」といわれた場合の対応を説明する。

経費処理の内容

 「経費処理」と聞いてすぐに思い浮かぶのは、毎月(会社によっては月2回以上)行っている「交通費精算」だろう。従業員は始点終点を表す「経路情報」にはじまり、「支出金額」や「目的地」などの情報を過去にさかのぼって調べ、社内で定めた所定の書式に入力していく。ルーチンワークの中でも非常に煩雑な作業だ。

 次に思い浮かぶのは、個人の支出で立て替えた金額を後から会社に請求する「立替精算」。手元の領収書を基に「立替精算書」といった書式を作成し、立て替えた本人が領収書などを添付し提出する、というのが基本ルールになる。

経費処理の「ありがちな間違い」

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