クラウド時代のオフィススイート選定術【第3回】
瞬時に普及した「Google ドキュメント」、他のオフィススイートにない特徴とは？（1/2 ページ）
人気を集める「Google Apps for Work」。今回はその中のオフィススイートである「Googleドキュメント」の特徴を紹介する。
Google ドキュメントの公式Webページ《クリックで拡大》
本連載の第2回「SaaS版とパッケージ版の『Microsoft Office』、比較して分かる4つの違いとは」では、世の中で幅広く普及しているオフィススイート「Microsoft Office」のパッケージ版とSaaS（Software as a Service）版の違いについて解説した。第3回では、急激に普及してきたグループウェア「Google Apps」や、Google Appsに含まれているオフィススイート「Google ドキュメント」について解説する。
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クラウド時代のオフィススイート選定術
「Google Apps for Work」に関連する記事
Google Appsとは何なのか？
Google AppsはGoogleが提供する有償のグループウェアだ。Google Appsには、以下に示す2種類のライセンスがある。
- 「Google Apps for Work」（1アカウント月額500円、以下全て税別）
- Google ドキュメントやメールサービス「Gmail」などにビジネスで必要な管理機能やセキュリティ機能を搭載
- 「Google Apps Unlimited」（1アカウント月額1200円）
- Google Apps for Workの各種機能に加えて、メールやオンラインストレージ「Google ドライブ」を容量無制限で使用可能。監査機能も追加
Google Appsを契約すると、Googleがコンシューマー向けに無償で提供している通常のGoogleサービスと同様のメールサービス「Gmail」やオンラインスケジュールサービス「Google カレンダー」、Google ドライブ、Google ドキュメントを標準サービスとして使える。Google Appsの各サービスは、自社のメールアドレスをユーザーIDとして利用できる。その際、IDに含まれるドメインを利用し、Google ドライブを使ったファイル共有やファイルの閲覧を同じドメインのID同士だけに限定する管理機能を備える。
Google ドキュメントとは何なのか？
Google ドキュメントは、Microsoft Officeと同様、文章作成ソフトウェアや表計算ソフトウェアなどのサービスをクラウドで提供しているオフィススイートだ。Google ドキュメントは歴史が古く、Googleが2006年にβ版の提供を開始している。
Google ドキュメントの主なサービスとしては、下記がある。
- 文書作成ソフトウェア「Microsoft Word」に相当する「ドキュメント」
- 表計算ソフトウェア「Microsoft Excel」に相当する「スプレッドシート」
- プレゼンテーションソフトウェア「Microsoft PowerPoint」に相当する「スライド」
- アンケートを簡単に作成し、集計できる「フォーム」
Google ドキュメントが他のオフィススイートと違うのは、「クラウド」と「コラボレーション」にある。
100％“クラウド”
Google ドキュメントはクラウドサービスであるため、利用するにはインターネットにつながっている必要がある。ファイルをクラウドに保存することで、Webブラウザを通じてサービスを利用できる。
すなわち、クライアントソフトウェアのインストールが不要で、クライアントPCやスマートフォン、タブレットなど、さまざまなデバイスからGoogle ドキュメントにアクセスしてファイルを編集できる。まさにマルチデバイスでのワークスタイルを容易に実現できる。
さらにAppleの「iOS」やGoogleの「Android」に無償の専用アプリケーションも提供している。実際、本稿も移動中のすきま時間に「ドキュメント」（文書作成サービス）のスマートフォン向けアプリケーションを使って執筆している。
チーム効率を上げる“コラボレーション”
Google ドキュメントはチームでの利用を考えて作られたオフィススイートだ。同時に最大50人で1つのファイルを編集できる。ファイルの管理者に指定箇所の編集を提案できる「提案モード」や、ファイルのコメントで読んでもらいたい人をタグ付けできる機能など、複数人で1つのファイルを作成するための工夫が随所になされている。
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